Kako uporabim Microsoft Excel za katalogizacijo knjig?

Čeprav je veliko Excelovih funkcij povezanih z izračuni in prikazovanjem števil, program za preglednice dobro deluje tudi pri ustvarjanju interaktivnega seznama. Če za katalogiziranje domače knjižnice uporabljate Excel namesto Worda, lahko svoje knjige razvrstite po poljubnih podatkih, ki jih vnesete, zožite pogled na prikaz določenih avtorjev in dodate dodatne informacije, ne da bi poškodovali oblikovanje strani in postavitev. Za začetek naložite predlogo knjižnega kataloga in začnite vnašati svoje podatke.

1. korak

Kliknite »Datoteka« in »Novo« v programu Excel 2013. Poiščite »zbirko knjig« in izberite »Seznam zbirk knjig«. Če želite, lahko namesto tega naredite lastno preglednico iz nič, vendar uporaba predloge avtomatizira večino oblikovanja in oblikovanja stolpcev ter še vedno omogoča prilagajanje.

2. korak

Z desno tipko miške kliknite naslove stolpcev nad vsakim podatkom, ki jim ne želite slediti, in izberite »Izbriši«, da odstranite stolpec.

3. korak

Dodajte lastne podatkovne stolpce tako, da izberete in vtipkate neželene stolpce ali tako, da z desno miškino tipko kliknete glavo stolpca in izberete »Vstavi«, da ustvarite nov stolpec. Izbrišite, preimenujte in vstavite toliko stolpcev, kot jih potrebujete za ustvarjanje želenih kataloških kategorij.

4. korak

Izpolnite preglednico s svojimi knjigami. Podatkov vam ni treba vnesti v vsako celico -- Excel ne bo imel težav, če v nekaterih knjigah manjkajo informacije. Ko vam zmanjka prostora v predlogi, povlecite ročico v spodnjem desnem kotu navzdol, da dodate več prostora. Če je stolpec preozek, dvokliknite vrstico za glavo stolpca, da stolpec razširite tako, da ustreza najdaljšemu besedilu.

5. korak

Izberite prvo vrstico pod naslovi stolpcev, odprite zavihek »Pogled« in izberite »Zamrzni podokna« v skupini Okno, da ostanejo naslovi vidni tudi, ko se pomaknete navzdol po strani.

6. korak

Izberite »Razvrsti« v razdelku »Razvrsti in filtriraj« na zavihku »Podatki«, da preuredite svoje vrstice. Izberite stolpec, po katerem želite razvrstiti, in kliknite »Dodaj raven«, če želite izboljšati razvrščanje po drugem stolpcu. [Glejte referenco 4.] Ko pritisnete »V redu«, Excel trajno reorganizira vaše vrstice -- če vas zanima vrstni red, v katerem ste vnesli svoje knjige, pred razvrščanjem ustvarite stolpec, ki označuje »Vrstni red dodan« s postopno naraščajočimi številkami.

7. korak

Kliknite puščico ob naslovu stolpca, da filtrirate katalog. Označite enega ali več elementov v stolpcu in kliknite »V redu«, da skrijete vse vnose, ki se ne ujemajo z izbranimi elementi. Filtriranje ne spremeni trajno vaših podatkov – znova odprite filter in izberite »Počisti filter«, da ponovno prikažete celotno preglednico.

8. korak

Po potrebi dodajte dodatne strani, na primer razdelite svoj katalog na preglednici »Beletristika« in »Neleposlovje«. Z desno tipko miške kliknite zavihek trenutnega lista, izberite »Vstavi« in izberite predlogo knjižne zbirke, da dodate drugo stran. Če želite preimenovati stran, dvokliknite naslov zavihka.

Nasvet

Ko dodajate na stotine ali tisoče knjig, prihranite čas tako, da v spletu poiščete oznako ISBN vsake knjige, da poiščete in kopirate podatke knjige v Excel, namesto da brskate po strani z avtorskimi pravicami v vsaki knjigi in ročno vnašate informacije.

Ročni bralnik črtne kode USB lahko dodatno avtomatizira postopek z uvozom ISBN vsake knjige v vaš računalnik.

Opozorilo

Če morate primerjati več povezanih nizov podatkov o svojih knjigah, na primer če vodite trgovino in želite voditi zbirko podatkov o strankah, prodaji in nakupih knjig, razmislite o uporabi Accessa namesto Excela, da bolje organizirate in sledite svojemu katalogu.