Kako ustvariti seznam obiska študentov v Microsoft Accessu

Spremljajte odsotnosti in zamude svojih študentov z seznamom prisotnosti študentov v Microsoft Accessu. Microsoft Access nudi številne možnosti za ustvarjanje različnih tabel, poizvedb in poročil. Ustvarite preprost seznam prisotnosti z uporabo tabel in odnosov. Ustvarite dve tabeli, ki bosta vsebovali podatke o študentih in podatke o prisotnosti, ter ju povežite s pomočjo iskalnih polj. Z uporabo dvotabelnega sistema boste zmanjšali redundanco in izboljšali učinkovitost. Namesto vnosa celotnega imena za vsak zapis se bo iskalno polje samodejno izpolnilo, ko vnesete samo nekaj črk.

1. korak

Ustvarite tabelo »Študenti« tako, da kliknete zavihek »Ustvari« na traku na vrhu strani in izberete »Tabela«. V »Pogledu oblikovanja« ustvarite nova polja za imena študentov, letnik, telefonske številke in druge pomembne informacije, povezane s študenti. Razen če imajo študenti edinstvene ID številke študenta, ohranite privzeto polje "ID" kot primarni ključ.

2. korak

Tabelo shranite kot »Študenti« s klikom na CTRL+S. Preklopite na »Pogled podatkovnega lista« tako, da kliknete gumb »Pogled« na traku in izberete »Pogled podatkovnega lista«. V tabelo vnesite imena vseh študentov in kontaktne podatke. Ker je ta tabela samo za osnovne informacije o študentih, ne vnašajte nobenih datumov ali podatkov o prisotnosti.

3. korak

Ustvarite tabelo »Prisotnost«, tako da kliknete zavihek »Ustvari« na traku in izberete »Tabela«. Ohranite privzeto polje "ID" kot primarni ključ. Preklopite na »Pogled načrta« in ustvarite novo polje z oznako »Študent« ter pod vrsto polja izberite »Čarovnik za iskanje«.

4. korak

Nastavite možnost za iskanje vašega polja s "podatki iz druge tabele" in izberite tabelo "Študenti", ko vas pozove v "Čarovniku za iskanje." Za iskalno polje izberite »Ime študenta« in nastavite vrstni red na naraščajoče. Izpolnite "Čarovnika za iskanje" in polje poimenujte "Študent."

5. korak

Ustvarite polje »Prisotnost« in znova izberite »Čarovnik za iskanje« za vrsto podatkov. Tokrat izberite možnost »vnesite polja, ki jih želim«, da nastavite nekaj izbir polj. Vnesite naslednje možnosti:opravičeno, neopravičeno, zamuda in prisotno.

6. korak

Ustvarite polje »Datum« in nastavite vrsto podatkov na »Datum/čas« ter ustvarite polje »Opombe« in nastavite vrsto podatkov kot »besedilo«. Shranite tabelo s klikom na CTRL+S in preklopite na »Pogled podatkovnega lista«. Preglejte in preizkusite tabelo v »Pogledu podatkovnega lista«.

Nasveti in opozorila

• Prilagodite tabele svojim potrebam z dodajanjem novih polj, ki so specifična za vašo uporabo, kot so razred, ime starša in naslov.