Deli poslovne e-pošte
E-pošta je postala bistvena oblika poslovne komunikacije. Čeprav je osebna e-pošta neformalna, pošiljanje e-pošte za podjetja zahteva strokovnost in vljudnost. Osnovni deli papirnatega poslovnega pisma veljajo tudi za internetno korespondenco.
Zadeva
Zadeva naj bo kratka in natančna. Izogibajte se uporabi označb, ki bi lahko sprožile prejemnikov filter neželene pošte, kot je »Re«, tradicionalna okrajšava pisarniškega beležka za »Regarding« ali »Fwd«, kar pomeni posredovano e-poštno sporočilo. Vedno izpolnite zadevo; če ga pustite praznega, bi lahko tudi vaše sporočilo vrglo v mapo z vsiljeno pošto.
Pozdrav
Za poslovna e-poštna sporočila uporabite profesionalni pozdrav. "Dragi gospod Foster" naredi veliko boljši vtis kot "Hej, Bob" in odraža vašo podobo poslovneža. Pustite prazno vrstico za pozdravom, nato pa začnite telo e-pošte. Ta vzorec olajša branje celotnega sporočila prejemniku.
Telo
Upoštevajte standardne smernice za poslovno pismo za telo vašega e-poštnega sporočila. Uporabite vljuden jezik, da podate zahtevo ali pojasnite bistvo. Če niste prepričani, da se vas bo prejemnik spomnil ali če navezujete stik prvič, se predstavite v prvi vrstici. »Hvala, ker ste prejšnji četrtek govorili z mano glede pogodbe z Johnsonom« bo prejemniku obudilo spomin, preden se boste lotili podrobnosti zadevnega posla.
Podpis
Za telo e-poštnega sporočila dodajte prazno vrstico, da bo sporočilo lažje vidno, nato pa sporočilo končajte z vljudnim odpisom, kot je »S spoštovanjem«, »Lep pozdrav« ali celo »Hvala«. Za svojim imenom dodajte svoj elektronski naslov, telefonsko številko. vaš naslov s podjetjem in celo naslov pisarne, če želite. To prejemniku ponuja vse vaše kontaktne podatke na enem mestu.
Dvakrat preberi, enkrat pošlji
Preden pritisnete »Pošlji«, ponovno preberite e-pošto in poiščite težave:ali je prejemnikov e-poštni naslov v polju »Za« pravilen, ali je v polju »Zadeva« ustrezna vrstica in ali sporočilo ne vsebuje črkovalnih, kontekstnih ali slovničnih napak . Še enkrat preverite svoj podpis in kontaktne podatke.
Ostanite profesionalni
Uporabljajte samo črno besedilo na belem ozadju. Izberite poslovno pisavo, na primer Times New Roman ali Courier. Ne uporabljajte barvnih, ukrivljenih pisav, grafično težkih ozadij, emotikonov ali internetnega slenga, kot je "LOL" (Laughing Out Loud). Izogibajte se pisanju sporočila z velikimi tiskanimi črkami, kar v besedilni obliki velja za vpitje. Če pošiljate poslovno e-pošto velikemu številu prejemnikov, uporabite možnost Blind Carbon Copy (BCC). Tako je e-poštni naslov vsakega bralca zaščiten in je manj verjetno, da bo končal na seznamu vsiljene pošte.