Uporabe e-pošte v poslu
E-pošta je eno najbolj vseprisotnih orodij poslovne komunikacije v zadnjih letih. Uporaba e-pošte v poslu vključuje komunikacijo s sodelavci in strankami, načrtovanje sestankov, pošiljanje samodejnih obvestil in deljenje glasil s starimi in novimi strankami. Ena od prednosti e-pošte v poslovni komunikaciji je, da je tako vseprisotna, da vsi domnevajo, da lahko vsak, ki ima dostop do interneta, pošilja in prejema e-pošto. E-pošto so v zadnjih letih uporabljali tudi nekateri prevaranti in hekerji, zato je pomembno, da ste pozorni na goljufiva sporočila.
Uporaba e-pošte v pisarnah
Glavna vloga e-pošte v poslovni komunikaciji je povezovanje ljudi znotraj istega podjetja ali organizacije. E-poštna sporočila se zelo pogosto uporabljajo za postavljanje vprašanj sodelavcem ne da bi jih morali motiti s telefonskim klicem ali tapkanjem po rami. Uporabljajo se za pošiljanje obvestil in zapisnikov sestankov, za razdeljevanje pomembnih obrazcev in izvajanje anket na delovnem mestu.
Veliko pisarn ima različne notranje poštne sezname na katerega lahko ljudje pošiljajo sporočila, da jih pripeljejo do določene enote podjetja, ne glede na to, ali gre za vse, ki delajo v oddelku za človeške vire in bi morda morali videti posodobitev pravilnika o dopustu, ali za vse, ki delajo v določenem nadstropju in bi morali vedeti, da ima sodelavec rojstni dan. E-pošta se pogosto uporablja tudi z integriranimi orodji za koledar od ponudnikov, kot sta Microsoft in Google, za načrtovanje sestankov in drugih dogodkov.
Pošljite priponke po e-pošti se običajno uporabljajo kot način za skupno rabo datotek, od dokumentov Microsoft Word do vzorcev oglaševalskega gradiva, kot so logotipi ali džingli.
Ljudje vse pogosteje preverjajo e-pošto podjetja na osebnih napravah, kot so pametni telefoni , ki jim omogoča, da ostanejo v stiku s sodelavci izven pisarne. To je lahko tako pozitivno kot negativno:ljudje lahko lažje delajo od doma ali se hitro prijavijo med jutranjo vožnjo v službo, vendar imajo lahko tudi manj pravih delovnih ur, ko niso v pisarni.
E-poštni bonton na delovnem mestu
Zaradi ključne vloge e-pošte v poslovni komunikaciji ni presenetljivo, da so se v zvezi z e-pošto razvila formalna in neformalna pravila bontona.
Ljudje na splošno poskušajo nasloviti e-pošto z določeno stopnjo profesionalnosti , pri čemer poskrbite za jasno in jedrnato zadevo ki omogoča enostavno odkrivanje e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto« in posveča vsaj nekaj pozornosti slovnici, črkovanju in velikim črkam . Večina ljudi se poskuša izogibati kakršnim koli neprimernim komentarjem v e-poštnih sporočilih podjetja, vključno s šalami dvomljivega okusa, sklicevanjem na politiko in vero ali kakršnimi koli zbadanji na njihove delodajalce.
Nekateri ljudje se tudi trudijo, da bi bili videti veseli v e-pošti podjetja, saj je težko določiti ton, če pogledamo samo pisno sporočilo. To je mogoče storiti z uporabo klicajev ali emojijev, čeprav se lahko pretiravanje zdi neprofesionalno. Na splošno boste želeli slediti zgledu drugih v vaši organizaciji ko gre za pisanje e-poštnih sporočil sodelavcem ali strankam.
Številne organizacije imajo svoje pravilnike o e-pošti, kot je zahteva, da se vsakemu odhodnemu e-poštnemu sporočilu doda določena oblika podpisa. Nekatera delovna mesta imajo pravilnike o tem, kdaj se lahko e-pošta podjetja uporablja za osebne namene. Številni imajo tudi pravilnike o tem, kdaj naj se e-poštna sporočila obdržijo ali izbrišejo zaradi varnosti.
Samodejna e-poštna sporočila
Prejemanje samodejnih e-poštnih sporočil od organizacij, s katerimi poslujete, je postalo običajno. Spletna nakupovalna mesta pošiljajo obvestila o razprodajah, potrditve nakupov in posodobitve o razporedih dostave. Časopisi in druge medijske organizacije pošiljajo samodejna e-poštna sporočila z naslovi in posodobitvami zgodb .
Obstajajo različna podjetja, ki lahko pošiljajo avtomatizirana e-poštna sporočila za podjetja, vključno s tržnimi e-poštnimi sporočili in tistimi, ki jih sproži nakup, včasih imenovana transakcijska e-poštna sporočila . Nekateri zakoni urejajo, kdaj lahko podjetja shranijo e-poštne naslove ljudi, kdaj morajo ljudem omogočiti zavrnitev e-poštnih sporočil in kdaj lahko pošiljajo tržna sporočila. Prepričajte se, da ravnate v skladu s pravili v vaši pristojnosti in morda na mestih, kjer delajo ali prebivajo ljudje, ki jim pošiljate e-pošto.
Nekateri komercialni ponudniki e-pošte vam lahko pomagajo upravljati zavrnitve, sezname naročnin in druge informacije. Nakupujte in poiščite tisto, ki ustreza vašim potrebam po ceni, ki vam je všeč.
Svet e-poštnih glasil
E-pošta z glasili so v zadnjih letih vse bolj priljubljeni. Nekatera podjetja jih uporabljajo, da dosežejo stranke in jih obvestijo o prodaji, novih izdelkih ali obstoječih storitvah. Na primer, podjetje za čiščenje bazenov lahko pošlje glasilo, ki ljudi spominja na njegove storitve, ko se bliža poletje, ali pa lahko podcast studio pošlje e-poštna glasila, ki napovedujejo novo serijo ali novo sezono obstoječe oddaje.
V drugih primerih je samo glasilo izdelek . Nekatere medijske organizacije in druge skupine so bile uspešne s plačljivimi glasili, ki vsebujejo informacije, ki niso na voljo nikjer drugje. Nekatere od teh so ustvarjene s specializiranimi platformami ali z orodji za množično financiranje, kot je Patreon.
Tako kot pri drugih komercialnih e-poštnih sporočilih, če pošiljate e-novice, morate zagotoviti, da imate izrecno soglasje oseb, ki jim pošiljate sporočila, in da imajo enostaven način za odjavo . Lahko povabite ljudi, da se prijavijo na glasilo, ko na primer obiščejo vaše spletno mesto ali ko opravijo transakcijo. Seveda, če ponujate plačljivo glasilo, boste morali ljudem zagotoviti preprost način za preklic naročnine in prenehanje zaračunavanja.
Tveganja e-poštnih goljufij
E-poštna goljufija, pogosto znana kot lažno predstavljanje , v zadnjih letih prevladuje. Prevaranti pošiljajo e-poštna sporočila ljudem, ki se lažno predstavljajo kot zaupanja vredne ustanove ali celo posameznih sodelavcev, ki želijo prejemnike preslepiti, da bi poslali denar ali posredovali dragocene informacije, kot so uporabniška imena in gesla. V nekaterih primerih so ta e-poštna sporočila množično poslana ogromnemu številu prejemnikov, v drugih primerih pa so posebej namenjena določenim prejemnikom.
Zlonamerna programska oprema se včasih distribuira tudi po e-pošti, običajno prek prilog ali povezav do sumljivih mest, vključenih v e-poštna sporočila. V nekaterih primerih, če se sumljiva datoteka odpre, bo okužila prejemnikov računalnik in uporabila njegovo e-poštno programsko opremo za pošiljanje več svojih kopij stikom prvotnega prejemnika.
Da ne bi postali žrtev e-poštnih prevar, pozorno preglejte naslove, iz katerih prihajajo sporočila in se prepričajte, da se dejansko ujemajo z ljudmi ali institucijami, iz katerih trdijo, da so. Preverite, ali vse povezave v e-pošti vodijo na spletna mesta, na katera trdijo, da so povezana. Če prejmete nepričakovano e-poštno sporočilo s prilogo, preverite, ali je dejansko od osebe, za katero domnevno prihaja, tudi če morate to osebo poklicati ali drugače poslati sporočilo, da potrdite identiteto.
Veliko podjetij ima protivirusno programsko opremo za skeniranje dohodne in odhodne e-pošte za zlonamerno programsko opremo, vendar je vseeno dobro biti pozoren, da se izognete prevaram.
Alternative e-pošti
V nekaterih pisarnah e-pošto vse pogosteje nadomešča programska oprema za neposredno sporočanje , kot sta Microsoft Teams ali Slack. Podjetja uporabljajo tudi orodja za sporočanje in programsko opremo za družabna omrežja za pogovor s strankami, pogosto prek avtomatiziranih klepetalnic ali povezav na spletnih mestih podjetij.
Te platforme v realnem času so lahko pogosto hitrejše in bolj priročne kot uporaba e-pošte. Mnogi prav tako olajšajo skupno rabo datotek ali celo nastavitev glasovnih in videokonferenčnih sej, česar ni mogoče storiti neposredno prek e-pošte.
Kljub temu je malo verjetno, da bodo te platforme kmalu v celoti nadomestile e-pošto.