Nasveti za pisanje neposredne in posredne poslovne e-pošte

Poslovna sporočila običajno sledijo neposrednemu ali posrednemu vzorcu. To je način organiziranja informacij, ki se sporočajo v sporočilu, glede na to, ali je glavna ideja dobra, slaba ali nevtralna novica. Izberite najučinkovitejši vzorec za vaša poslovna e-poštna sporočila glede na to, kako mislite, da se bo vaš bralec odzval na glavno idejo.

Uporaba neposredne e-pošte, da pridete do bistva

V neposrednih e-poštnih sporočilih je glavna točka na začetku, sledijo pa ji podrobnosti, pojasnila ali dokazi, ki to podpirajo. E-pošta, organizirana na ta način, bralcu prihrani čas, saj takoj pride do namena sporočila. Prav tako bralcu pomaga postaviti podrobnosti, ki sledijo, v kontekst in perspektivo. To prepreči bralcu, da bi bil razočaran, ker bi se moral prebiti skozi odstavke informacij, da bi našel glavno bistvo. Neposreden vzorec najbolje deluje, če bo vaš bralec dovzeten za glavno bistvo, ne pa odporen.

Pošiljanje pozitivnih in nevtralnih sporočil

Če bo vaš bralec zadovoljen, rahlo zainteresiran ali nevtralen (o tem ne bo imel takih ali drugačnih čustev), uporabite neposredni vzorec. Razmislite o e-pošti stranke, ki sledi ponudbi za izpolnitev pogodbe. Če dobite pogodbo, se pismo začne z nekaj takega:"Vaša ponudba je bila pregledana in z veseljem vam lahko ponudimo pogodbo." Ko je glavna točka dobra ali nevtralna novica, jo takoj sporočite in nadaljujte s podrobnostmi. Večina e-poštnih sporočil bo uporabljala ta pristop, vključno s tistimi, ki obravnavajo rutinska opravila, naročila in potrditve.

Uporaba posredne e-pošte za izražanje

V posrednih e-poštnih sporočilih je glavna točka pozneje v sporočilu, za podrobnostmi, pojasnili ali dokazi. Uporaba posrednega vzorca v e-poštnem sporočilu kaže, da spoštujete čustva svojega bralca, ki jih bistvo lahko prizadene. Če ga nadgradite, svojemu bralcu omogočite, da je bolj pripravljen na sprejem. Je tudi poskus spodbuditi bralca, da vas sliši --- če izrazite glavno misel, ki bo bralca vznemirila takoj na začetku sporočila, lahko preneha brati. Na splošno je cilj čim bolj zmanjšati kakršno koli negativno reakcijo vašega bralca.

Pošiljanje negativnih ali občutljivih sporočil

Če bo vaš bralec nezainteresiran, nezadovoljen ali sovražen, uporabite posredni vzorec. Ponovno razmislite o e-pošti stranke. Če niste zmagali, se pismo začne drugače:"Hvala, ker ste oddali ponudbo za delo na naši pogodbi. Vsako ponudbo smo skrbno pregledali itd." Bistvo, za katerega že mislite, da ga poznate, a vseeno nadaljujete z branjem, pride veliko kasneje. Uporabite posredno e-pošto, ko je glavna točka slaba novica, na primer pri zavrnitvi zahteve ali zavrnitvi zahtevka. Ta pristop dobro deluje tudi, ko poskušate nekaj prodati ali delite občutljive informacije.