Kako ustvariti zapise o usposabljanju v Accessu
Microsoft Access je programska oprema za zbirke podatkov, ki je priložena paketu Microsoft Office. Delodajalci pogosto uporabljajo Access za vodenje evidenc o zaposlitvi, ker ponuja vmesnik za upravljanje baze podatkov s pokaži in klikni. Če želite slediti zapisom o usposabljanju z Accessom, ustvarite tabelo za zapis zaposlenega in ločeno tabelo za kode usposabljanja. Povežite se z bazo podatkov in posodobite zapise o usposabljanju z Accessovimi obrazci, kadar koli zaposleni zaključi nov modul usposabljanja. Redno varnostno kopirajte zapise zaposlenih, da zagotovite, da se informacije ne izgubijo.
1. korak
Zaženite Microsoft Access. Kliknite »Start«, »Vsi programi«, »Microsoft Office Suite«, »Dostop«.
2. korak
Ustvarite bazo podatkov o usposabljanju. V orodni vrstici kliknite ikono »Novo«. Kliknite »Prazna zbirka podatkov«. Pobrskajte do poljubne lokacije in poimenujte zbirko podatkov, nato kliknite »Ustvari«.
3. korak
Ustvarite tabelo zaposlenih. Kliknite »Predmet«, »Tabela«, »Novo«. Dvokliknite »Čarovnik za tabele«. Sledite navodilom v čarovniku za tabele, da ustvarite tabelo z imenom »zaposleni«. Tabeli dodajte naslednja polja:
"employee_key, Employee_name, training_keys", kjer je Employee_key celo število, Employee_name ima 40 znakov, ključi_usposabljanja pa besedilo.
Učni ključi bodo niz celih števil, vendar bo besedilno označevanje zagotovilo skoraj neomejen prostor za več učnih ključev. Če so zapisi o usposabljanju samo nivoji, npr. zaposleni imajo ravni usposabljanja od 1 do 5, je lahko ključ usposabljanja celo število.
4. korak
Ustvarite vadbeno mizo. Kliknite »Predmet«, »Tabela«, »Novo«. Dvokliknite »Čarovnik za tabele«. Sledite navodilom v čarovniku za tabele, da ustvarite tabelo z imenom "usposabljanje."
Tabeli dodajte naslednja polja:
"training_key," "training_name," "training_summary", kjer je training_key celo število, training_name je 40 znakov in training_summary besedilo.
5. korak
Ustvarite obrazec za dodajanje zaposlenih v tabelo zaposlenih. Kliknite »Predmeti«, »Obrazci«, »Novo«. Zagnal se bo čarovnik za obrazec. Poimenujte obrazec, na primer »dodaj zaposlene«. Sledite navodilom čarovnika. Ko čarovnik zahteva tabelo, izberite tabelo "zaposleni". Naj obrazec samodejno izbere "employee_key." S čarovnikom ustvarite polja obrazca za ime zaposlenega in usposabljanje. Ta metoda vam omogoča vnos zapisov o usposabljanju zaposlenih, ko prvič dodate zaposlenega v bazo podatkov.
6. korak
Ustvarite obrazec za dodajanje treningov v tabelo treningov. Kliknite »Predmeti«, »Obrazci«, »Novo«. Zagnal se bo čarovnik za obrazce. Poimenujte obrazec, npr. »dodajte usposabljanje«. Sledite navodilom čarovnika. Ko čarovnik zahteva tabelo, izberite tabelo "vadba". Naj obrazec samodejno izbere "training_key." S čarovnikom ustvarite polja obrazca za training_name in training_summary.
7. korak
Ustvarite obrazec za dodajanje usposabljanj v evidenco zaposlenih. Kliknite »Predmeti«, »Obrazci«, »Novo«. Zagnal se bo čarovnik za obrazce. Poimenujte obrazec, npr. »dodajte usposabljanje«. Sledite navodilom čarovnika. Ko čarovnik zahteva tabelo, izberite tabelo "usposabljanje" in tabelo "zaposlitev". S čarovnikom ustvarite polje obrazca za urejanje training_keys v tabeli zaposlovanja, vendar dovolite samo ključe, ki so predstavljeni v tabeli usposabljanja.
8. korak
Shranite vse nastavitve baze podatkov. Kliknite »Datoteka«, »Shrani«.