Kako samodejno izpolniti Access

V svoji izdaji iz leta 2013 se Microsoft Access – orodje za upravljanje baz podatkov, ki je del zbirke Microsoft Office – osredotoča na aplikacije, ki vam omogočajo ustvarjanje interaktivnih spletnih aplikacij za vnos podatkov poleg tradicionalnih namiznih baz podatkov. Številne funkcije iz prejšnjih različic programske opreme ostajajo v Accessu 2013, vključno z možnostjo samodejnega izpolnjevanja obrazcev. S to funkcijo Access samodejno izpolni polja, ki bi se lahko ponavljala, če bi jih vnesli ročno – serijsko številko izdelka lahko na primer nastavite tako, da se prikaže takoj, ko vnesete ime izdelka.

1. korak

Omogočite povezave med tabelami, da zagotovite, da si delijo razmerje – brez relacijskih podatkov ne morete samodejno izpolnjevati v Accessu 2013. Povežite tabele tako, da vstopite v oblikovalnik tabel in si ogledate tabelo po vaši izbiri. V zavihku Vrsta podatkov v spustnem meniju izberite "Iskanje", da zaženete okno čarovnika za iskanje. Izberite možnost "Želim, da polje za iskanje pridobi vrednosti iz druge tabele ali poizvedbe." Prepričajte se, da je ta možnost izbrana za vse tabele, ki jih želite povezati.

2. korak

Izberite povezano tabelo po svoji izbiri v pogledu tabele, nato kliknite zavihek List lastnosti. Izberite "Dogodek". V razdelku Po posodobitvi kliknite gumb z elipsami in v meniju, ki se prikaže, izberite "Code Builder", nato kliknite "V redu", da potrdite izbiro.

3. korak

Vnesite ime polja, za katerega želite omogočiti samodejno izpolnjevanje. Če želite na primer izpolniti polja, ki ste ju poimenovali »ProductName« in »Serial« na podlagi obstoječih podatkov, vnesite »ProductName« in »Serial« – točno tako, kot ste črkovali ti polji, vključno s pravimi velikimi črkami -- v obrazec. Polja združite z "=", tako da na obeh straneh "=" pustite presledek. Zdaj, ko vnesete ime izdelka v novo tabelo ali posodobite obstoječo tabelo, bo Access samodejno izpolnil polje za serijsko številko. Izbirate lahko tudi med predhodno vnesenimi cenami v spustnem meniju.

Nasvet

Kot alternativni način povezovanja in ustvarjanja odnosov med tabelami odprite načrtovalnik tabel in povlecite in spustite element po vaši izbiri iz ene tabele v drugo.

Če želite omejiti samodejno izpolnjevanje samo na en stolpec polja, v obrazec Po posodobitvi vnesite številko stolpca v oklepaju poleg imena polja -- na primer »Serial(2)«. Ne pozabite, da se v programu Access 2013 številke stolpcev začnejo z »0« in ne z »1«.

Samodejno izpolnjevanje ni edina samodejna funkcija v tem orodju zbirke podatkov. Ko v Accessu 2013 ustvarite novo tabelo ali posodobite obstoječo tabelo, program samodejno ustvari dva različna pogleda – pogled seznama v slogu obrazca in pogled podatkovnega lista v obliki preglednice. Za omogočanje te funkcije vam ni treba narediti nobenega posebnega dejanja.