Kako uvoziti Wordov dokument v Accessovo tabelo

Podatki lahko pridejo do vas v številnih različnih oblikah iz številnih različnih virov. Ne glede na to, ali gre za seznam stikov, tabelo z zapisi računa ali indeks inventarja, morate včasih pridobiti podatke iz programa Microsoft Word v zbirko podatkov Microsoft Access. Uvozi so najučinkovitejši način za premikanje podatkov iz Wordovega dokumenta v Accessovo tabelo ali zbirko podatkov. Ta navodila veljajo za Microsoft Word 2010 in Microsoft Access 2010.

1. korak

Pripravite podatke v Wordovem dokumentu za uvoz. Strukturirajte podatke v ločeni obliki ali obliki s fiksno širino. Razmejeni formati ločujejo polja z enim znakom, kot je vejica ali podpičje. Formati s fiksno širino razporedijo podatke tako, da širina vsakega polja ostane konstantna, kar pomeni, kdaj se eno polje konča in začne naslednje. Oba formata zahtevata, da je vsak zapis v ločeni vrstici. Ti formati sporočajo Accessu, kam naj postavi podatke, ko so uvoženi.

2. korak

Wordov dokument shranite kot datoteko z navadnim besedilom. Access lahko bere samo podatke, ki so v obliki navadnega besedila, CSV ali Excel. Ko je shranjena, zaprite datoteko.

3. korak

Zaženite Microsoft Access in odprite novo zbirko podatkov ali obstoječo zbirko podatkov, kamor boste shranili uvožene podatke. Izberite novo tabelo ali obstoječo tabelo, v katero želite shraniti podatke. Če izberete obstoječo tabelo, bo Access dodal podatke v obstoječo tabelo v obstoječi obliki. Uvoženi podatki se morajo ujemati z obstoječo obliko in strukturo tabele.

4. korak

Pomaknite se do zavihka »Zunanji podatki«, poiščite skupino »Uvozi« in kliknite ikono »Besedilna datoteka«. S tem se odpre pogovorno okno »Pridobi zunanje podatke – besedilna datoteka«.

5. korak

Poiščite ali vnesite ime besedilne datoteke, ki ste jo pripravili prej, v polje »Ime datoteke«. Določite, kje želite shraniti podatke. Za novo tabelo kliknite »Uvozi izvorne podatke v novo tabelo v trenutni bazi podatkov«. Za obstoječo tabelo kliknite »Dodaj kopijo zapisov v tabelo« in na spustnem seznamu izberite ustrezno tabelo.

6. korak

Za nadaljevanje kliknite »V redu« in odprite »Čarovnika za uvoz besedila«. Access bo pregledal podatke in priporočil strukturo datoteke. Potrdite ali izberite možnost, ki se ujema z obliko vaše datoteke:»Razmejeno« ali »Fiksna širina«. Kliknite "Naprej."

7. korak

Če uporabljate ločeno obliko, izberite znak, ki se uporablja za razmejitev polj. Če datoteka vsebuje kvalifikator besedila, izberite kvalifikator, ki ste ga uporabili v polju »Kvalifikator besedila«. Če prva vrstica vašega dokumenta Word vsebuje imena polj, označite »Prva vrstica vsebuje imena polj«. Če uporabljate format s fiksno širino, preglejte prikazane podatke in strukturo ter po potrebi prilagodite položaj stolpca. Kliknite "Naprej."

8. korak

Pred nadaljevanjem še enkrat preglejte podatke in strukturo. Če morate navesti dodatne informacije o katerem koli polju, kliknite glavo polja in vnesite ustrezne podatke za "Ime polja" in "Vrsto podatkov." Če želite ustvariti indeks na izbranem polju, nastavite »Indeksirano« na »Da«. Če želite izbrano polje izključiti iz uvoza, obkljukajte »Ne uvozi polja (Preskoči)«. Kliknite "Naprej."

9. korak

Vzpostavite primarni ključ, če uvažate v novo tabelo. Izberete lahko »Naj Access doda primarni ključ«, ki samodejno zapolni zaporedje ID-jev, izberete svoj primarni ključ v enem od izvornih polj ali izberete »Brez primarnega ključa«. Kliknite "Naprej."

10. korak

Za novo tabelo potrdite ali spremenite ime nove tabele v polju »Uvozi v tabelo«. Za uvoz podatkov kliknite »Dokončaj«. Odpre se pogovorno okno, ki prikazuje status uvoza.