Kako natisniti ovojnice z Wordom iz podatkov v Excelu

Namesto da v programu Word 2013 ročno pišete ovojnico za ovojnico, nastavite predlogo ovojnice, ki vsebuje vaš povratni naslov, in naložite Excelovo preglednico z naslovi, ki jih želite uporabiti. S samo nekaj koraki za uvoz podatkov Word ustvari ovojnico za vsakega prejemnika na vašem poštnem seznamu.

1. korak

Pritisnite »Ovojnice« na zavihku »Pošiljanje« v Wordu, da začnete nov projekt ovojnice. Vnesite povratni naslov, če ga želite uporabiti, vendar naslov za dostavo pustite prazen .

2. korak

Pritisnite »Možnosti« in na zavihku Možnosti ovojnice nastavite velikost ovojnice. Možnosti vključujejo tudi nastavitve pisave in nastavitve robov. Word samodejno izbere smer podajanja ovojnic glede na vaš model tiskalnika, če pa morate spremeniti podajanje, odprite zavihek Možnosti tiskanja.

3. korak

Kliknite »Dodaj v dokument« da ustvarite predlogo za ovojnico. Če ste vnesli nov povratni naslov, izberite, ali ga želite nastaviti kot privzetega za kasnejšo uporabo.

4. korak

Kazalec postavite v besedilno polje naslova za dostavo v spodnji polovici ovojnice. Polja ne vidite, dokler ga ne kliknete, vendar ga en klik kjer koli v polju pravilno aktivira. Pritisnite »Izberi prejemnike« na zavihku »Pošiljanje« in izberite »Uporabi obstoječi seznam«, da naložite datoteko Excel in zaženite spajanje dokumentov. Če ste do zdaj sledili navodilom, ne morate kadar koli klikniti gumb "Začni spajanje dokumentov".

5. korak

Izberite, katera preglednica ali tabela v Excelovem delovnem zvezku vsebuje vaše naslove, če ima datoteka več možnosti. Izberite, ali zgornja vrstica vsebuje glave, kot sta »Ime« in »Naslov«, in pritisnite »V redu«.

6. korak

Kliknite »Naslovni blok« da nastavite, kako so naslovi prikazani na ovojnicah. Izberite možnosti oblikovanja na levi strani okna, da prilagodite predogled. Če v predogledu manjkajo informacije iz vaše Excelove datoteke, pritisnite »Match Fields«, da dodelite dele vsakega naslova določenim stolpcem v preglednici.

Word je spreten pri interpretaciji podatkov o naslovih v Excelu, tudi če jih ne razdelite na stolpce »Mesto«, »Zvezna država«, »Poštna številka« in druge. Med samodejnim zaznavanjem Worda in možnostmi Match Fields vam običajno ni treba urejati Excelove datoteke, da bo delovala v Wordu.

7. korak

Pritisnite "Predogled rezultatov" za ogled vzorca prve ovojnice in uporabite puščice ali gumbe »Poišči prejemnika« v Predogledu rezultatov razdelek za preverjanje drugih ovojnic. Pred tiskanjem vam ni treba pogledati vsakega vnosa -- samo poskrbite, da bo splošna oblika izgledala pravilno. Kliknite gumb »Dokončaj in združi« in izberite »Natisni dokumente« za tiskanje. Če bi raje shranili postavitev ovojnice, vključno z naslovi, izberite »Urejanje posameznih dokumentov«.

8. korak

Izberite »Vse«, če želite natisniti ovojnico za vsak naslov, ali določite obseg vnosov v vrstnem redu na vašem Excelovem seznamu. Izberite "Trenutni zapis", da natisnete eno ovojnico na zaslonu.

Nasvet

Če ne želite uporabiti vseh naslovov v svojih Excelovih podatkih, po nalaganju Excelove datoteke pritisnite »Uredi seznam prejemnikov«. Odkljukajte posamezne naslove, da jih izključite, ali izberite »Filtriraj«, če želite uporabiti naslove, ki se ujemajo z določeno funkcijo, kot so vsi naslovi z »NY« v stolpcu »Zvezna država«.

Za uvoz naslovov vam ni treba uporabiti nobene posebne predloge v Excelu za Word, če pa poštni seznam sestavljate iz nič, prihranite čas tako, da začnete s predlogo seznama naslovov. V Excelu 2013 kliknite »Datoteka«, »Novo« in poiščite »naslov«, da najdete več možnosti.

Opozorilo

Če še nikoli niste tiskali ovojnic, poskusite natisniti eno samo z vašim povratnim naslovom - z uporabo "Datoteka" in "Natisni" - preden naložite Excelove podatke. Če pride ven v napačno smer, spremenite smer podajanja v možnostih tiskanja ovojnice.