Kako izvoziti podatke iz Worda v Excel
Microsoft Word uporabnikom omogoča ustvarjanje preprostih obrazcev in zbiranje podatkov v standardni obliki. Tabele v Wordovih dokumentih lahko tudi organizirajo podatke. Word lahko te podatke izvozi v obliko datoteke, do katere lahko dostopa Microsoft Excel ali programi za zbirke podatkov, kot je MS Access. ».TXT« in ».RTF« označujeta univerzalni format datotek za besedilo oziroma obogateno besedilo. Shranjevanje kopije podatkov v kateri koli obliki zagotavlja, da je podatke mogoče uvoziti v Excelovo preglednico. Čarovniki za izvoz in uvoz v Wordu in Excelu uporabnikom nudijo možnosti in predogled oblikovanja podatkov.
Wordov dokument
1. korak
Zaženite Microsoft Word in odprite želeni podatkovni dokument tako, da izberete »Odpri« pod »Datoteka« v zgornji menijski vrstici (ali pod trakom Office 2007), izberete datoteko in kliknete gumb »Odpri«.
2. korak
Preverite, ali je vsaka enota podatkov v Wordovem dokumentu ločena s tabulatorjem ali vejico in ali je vsak zapis ločen s prelomom vrstice.
3. korak
Pretvorite poljubne tabele v besedilo tako, da izberete »Izberi« pod »Tabela« v zgornji menijski vrstici in izberete »Tabela«. V razdelku »Orodja« izberite funkcijo »Pretvori tabelo v besedilo« in izberite možnost ločevanja podatkov z »zavihkom« ali »vejico«, preden v pogovornem oknu kliknete gumb »V redu«.
4. korak
Izberite "Shrani kot" pod "Datoteka" v zgornji menijski vrstici in vnesite ime dokumenta.
5. korak
V spustnem meniju poleg možnosti »Oblika« izberite »Oblika obogatenega besedila (.rtf)« ali »Besedilna datoteka (.txt)« in kliknite gumb »Shrani«.
Podatki iz obrazca Word
1. korak
Zaženite Microsoft Word in odprite obrazec tako, da izberete »Odpri« pod »Datoteka« v zgornji menijski vrstici, izberete želeno datoteko in kliknete gumb »Odpri«.
2. korak
Izberite "Možnosti" pod "Orodja" v zgornji menijski vrstici in kliknite zavihek "Shrani".
3. korak
Označite možnost »Shrani podatke samo za obrazce«, da potrdite polje, in kliknite gumb »V redu«.
4. korak
Izberite "Shrani kopijo" pod "Datoteka" v zgornji menijski vrstici.
5. korak
Vnesite ime dokumenta in izberite "Text Format (.txt)" kot vrsto datoteke, preden kliknete gumb "Shrani". Odpre se čarovnik za pretvorbo datotek za natančno preslikavo podatkov.
6. korak
Preglejte podatke, prikazane v čarovniku za pretvorbo datotek, in preverite, ali je vsaka enota podatkov navedena v narekovajih in ločena z vejico. Potrdite, da so prazna podatkovna polja registrirana kot prazen prostor med dvema narekovajema, preden kliknete gumb »V redu«.
Uvoz podatkov v Excel
1. korak
Zaženite Microsoft Excel in odprite prazen delovni zvezek.
2. korak
Kliknite prvo celico v preglednici in izberite »Uvozi zunanje podatke« pod »Podatki« v zgornji menijski vrstici.
3. korak
Izberite možnost »Uvoz podatkov« in zaženite čarovnika za uvoz besedila.
4. korak
Preglejte vsak korak v čarovniku za uvoz besedila in se prepričajte, da so polja pravilno preslikana, tako da izberete možnosti »Razmejeno« in predogled porazdelitve podatkov v preglednici v podoknu za predogled na dnu pogovornega okna. Kliknite gumb »Naprej«, da se pomaknete skozi čarovnika za uvoz besedila, in kliknite gumb »Dokončaj«, da zaprete čarovnika in prenesete podatke.
5. korak
Shranite pretvorjene podatke v obliki zapisa Excel tako, da izberete »Shrani« pod »Datoteka« v zgornji menijski vrstici, vnesete ime datoteke, izberete »Excel Workbook« kot obliko zapisa datoteke in kliknete gumb »Shrani«.
Nasvet
Posamezni nizi podatkov, na primer iz obrazcev, so uvoženi v Excelovo preglednico in ustvarijo onemogočeno drugo vrstico. Za nadaljevanje uvažanja podatkov ComputorCompanion.com priporoča preprosto izbiro tretje vrstice v preglednici za vstavljanje podatkov in brisanje druge, neuporabne vrstice. Uporabniki Microsoft Office 2007 (tj. Word in Excel) lahko dostopajo do funkcij prek zgornje orodne vrstice in traku Office v aplikacijah.