Kako tiskati nalepke z Wordom

Microsoft Word že zelo dolgo vključuje predloge za liste z nalepkami, ki jih je mogoče natisniti, kot tudi za običajne dokumente, kot so pisma. S postavitvami nalepk za različne prodajalce lahko Word bodisi natisne posamezen vnos na določeno nalepko bodisi izdela celoten list nalepk naenkrat.

Če imate seznam stikov v Outlookovem imeniku ali Excelovi preglednici ali Accessovi zbirki podatkov, lahko spajanje dokumentov uvozi podatke za samodejno ustvarjanje niza oznak. Druga možnost je, da ustvarite svoj poštni seznam neposredno v Wordu med spajanjem dokumentov. Microsoftovo spajanje dokumentov ni čarobno, vendar lahko deluje skoraj tako hitro.

Očitno spajanje dokumentov vključuje ogromno prednosti za pošiljatelje in velike korporacije, ki izvajajo množično pošiljanje. Je pa celo zelo priročno za navadne ljudi. Če vam ni več treba ročno nasloviti vsake ovojnice, se bo vaša družina morda vrnila v duhu pošiljanja čudovitih (papirnatih) prazničnih voščilnic vsak december. Če pomagate pri vodenju lokalne PTA ali skavtske enote, bi lahko spajanje dokumentov prišlo zelo prav pri pošiljanju letakov.

Kako deluje spajanje dokumentov?

Spajanje dokumentov vključuje tri dokumente. Kar zadeva nalepke, je glavni dokument tisti, ki ga uporabite za nastavitev postavitve, vključno z logotipom podjetja ali povratnim naslovom na nalepkah za pošiljanje, če jih želite vključiti. Vaš poštni seznam, ki vsebuje naslove, ki bodo natisnjeni na etiketah, je vir podatkov. Ta dva dokumenta skupaj ustvarita naslovne oznake. Tukaj je diagram:

Obstaja nekaj nepričakovanih "gotchas."

Če na primer uporabljate Excel, Outlook ali Access kot vir podatkov, morate upoštevati določena pravila, ki morda niso takoj očitna. Na primer, ko uporabljate Excelovo preglednico, se morate prepričati, da je stolpec za poštne številke ali poštne številke oblikovan kot besedilo, da ne izgubite nobene ničle.

Prav tako ne morete uporabljati Outlookovih stikov kot vir podatkov, razen če ste Outlook nastavili kot privzeti e-poštni program.

Preprosteje je lahko, če kot vir podatkov uporabite samo Word, še posebej, če imate izkušnje z Wordom, vendar niste dobro seznanjeni z drugimi Microsoftovimi orodji za produktivnost v pisarni.

Tukaj je opisano, kako lahko hitro ustvarite in natisnete osnovne poštne nalepke v večini izdaj Worda, vse znotraj Worda, ne da bi šli skozi zamudno celotno rutino čarovnika za spajanje dokumentov po korakih.

1. korak. Pripravite glavni dokument za nalepke

V Wordu pojdite v meni Datoteka. Izberite Nov dokument in nato Prazen dokument.

na zavihku Pošiljanje pojdite v skupino Začni spajanje dokumentov in izberite Začni spajanje dokumentov, Oznake. V pogovornem oknu Možnosti nalepk označite, ali nameravate uporabiti neprekinjeni ali listni tiskalnik.

Nato v razdelku Informacije o nalepki izberite prodajalca nalepke in številko izdelka, ki ustreza paketu nalepk, ki ga boste uporabljali. Pritisnite OK.

2. korak. Nastavite poštni seznam v Wordu

Pojdite na Izberi prejemnike in izberite Vnesite nov seznam.

V pogovornem oknu Nov seznam naslovov, ki se prikaže, vnesite informacije za vsakega člana vašega poštnega seznama v vsak stolpec, kot je ustrezno. (To smo naredili spodaj s kratkim seznamom izmišljenih likov.)

Uporabite tipko Tab, da se pomaknete iz enega stolpca v naslednjega ali napredujete v naslednjo vrstico v tabeli. Če želite ustvariti novo vrstico v tabeli, izberite Nov vnos ali pritisnite ALT+N.

Funkcija, ki je enostavna za uporabo, imenovana Prilagodi stolpce, vam omogoča veliko prilagodljivosti glede informacij, ki jih želite vključiti v svoje poštne oznake. Kot je navedeno spodaj, lahko odstranite stolpce, kot sta naslov ali vrstica naslova 2. Prav tako lahko odstranite telefonske številke in e-poštne naslove, saj ti tako ali tako običajno niso potrebni na oznakah naslovov.

Tudi v Prilagajanju stolpcev lahko dodate nove stolpce, preimenujete obstoječe stolpce ali spremenite vrstni red stolpcev na seznamu. Ko naredite vse želene spremembe v stolpcih, izberite V redu.

Ko končate z dodajanjem vseh oseb, ki jih želite na seznam, kliknite V redu.

V pogovornem oknu Shrani seznam naslovov poimenujte novo datoteko in nato izberite Shrani.

Ko dodate vse naslove na svoj poštni seznam, boste na koncu dobili seznam prejemnikov spajanja dokumentov, ki je videti nekako takole:

4. korak. Dodajte naslove svojim oznakam

Word ne ve nujno, kako želite, da so oblikovane vaše nalepke. V naslednjem koraku pojdite na naslovni blok, da določite, kje naj bodo naslovi prikazani na nalepkah.

Ko izberete naslovni blok, kliknite V redu. Word bo naslovni blok vstavil v prvo oznako naslova na strani. Po tem izberite Posodobi vse oznake, da podvojite imenik na vseh oznakah po vsej strani.

5. korak. Predogled in tiskanje nalepk

Na strani z rezultati predogleda bi morali videti predogled vseh naslovov na strani.

Če je vse videti kot smrad, pojdite na Finish &Merge, da natisnete svoje nalepke. Če ste naleteli na kakršno koli zadrego ali če ste se odločili, da želite lepše nalepke, se vrnite v meni Datoteka in zaženite nov prazen dokument.

Vrnite se v skupino Začni spajanje dokumentov in tokrat izberite čarovnika – seveda tistega v razdelku Spajanje dokumentov, ne tistega v Dorothyjini deželi Oz.