Prednosti Microsoft Accessa

Z Microsoft Accessom lahko povprečen uporabnik dela z bazami podatkov, ne da bi bil visoko usposobljen na tem področju. Microsoft je skoraj vsakomur olajšal učenje dela z zbirkami podatkov, tako da je del zapletenega dela nadomestil s predlogami, ki so preproste za uporabo. Medtem ko je uporaba Accessa lahko precejšen izziv samo zaradi obsežnih možnosti, ki jih ponuja, njegov uporabniku prijazen vmesnik vsem omogoča uspešno upravljanje baze podatkov.

Uporaba Accessa

Microsoft Access je programska oprema za zbirke podatkov, ki omogoča upravljanje podatkov za uporabnike različnih stopenj znanja. Podatke lahko vnašate in razvrščate, filtrirate ali združujete glede na svoje potrebe. To je še posebej uporabno, če je zapisov na tisoče in bi razvrščanje po njih trajalo ure. Access vam omogoča, da hitro pridobite informacije, ki jih potrebujete, tako da določite vrsto informacij, ki jih iščete. Ustvariti je mogoče tudi poročila, ki črpajo informacije iz baze podatkov v skladu s parametri projekta. Baza podatkov lahko na primer vsebuje seznam strank, vključno z njihovo starostjo, spolom, zakonskim statusom, naslovom, e-poštnimi naslovi in ​​telefonsko številko. Po potrebi lahko razvrstite katere koli od teh informacij, ustvarite poročila samo o posameznih strankah ali jih organizirate po območni kodi.

Prednosti dostopa

Ker je Microsoft vedel, da niso vsi vešči izdelave baz podatkov, je ustvaril osnovne predloge, ki jih lahko uporabnik prenese in takoj uporabi. Če želite, lahko zgradite zbirko podatkov iz nič ali prilagodite predlogo, da bo ustrezala vašemu projektu. Access shranjuje na tisoče zapisov, tako da vam, če začnete nov projekt za iste podatke, ne bo treba vnašati znova. Access se integrira tudi z drugimi izdelki Microsoft Office, vključno z Excelom in Wordom. Ustvarite lahko na primer spajanje dokumentov s tisoči prilagojenih pisem, tako da se dotaknete Accessove baze podatkov strank.

Spletne aplikacije in sodelovanje

Z Accessom 2013 je Microsoft uvedel prilagodljive spletne aplikacije za poenostavitev obdelave podatkov za uporabnike in olajšanje sodelovanja pri projektih. Z uporabo mesta Microsoft Office 365 ali strežnika SharePoint Server 2013 lahko celotna pisarna dela z isto bazo podatkov. Z uporabo prilagodljivih predlog spletnih aplikacij lahko zagotovite, da vsaka oseba dobi vmesnik, ki ga potrebuje za dodajanje, urejanje ali brisanje podatkov ter izvajanje poročil.

Pomembni pogoji zbirke podatkov

Access uporablja več izrazov, ki so za vas morda novi. "Baza podatkov" je preprosto način organiziranja in shranjevanja informacij o ljudeh, krajih in stvareh. Access je dejansko sistem za upravljanje baz podatkov, v katerem so shranjene te različne baze podatkov, tako da lahko do njih dostopate. Vsaka zbirka podatkov je lahko sestavljena iz več tabel, pri čemer je vsaka tabela sestavljena iz stolpcev in vrstic, podobno kot preglednica. Stolpci v tabeli zbirke podatkov se imenujejo "polja". Vrstice se imenujejo "zapisi". "Poizvedbe" so funkcije, ki uporabniku omogočajo pridobitev določenih podatkov iz tabele. Poizvedbe lahko pomagajo filtrirati, povzemati in izvajati izračune z vašimi podatki.

Oblikovanje vaše prve baze podatkov

Malo načrtovanja veliko pripomore k najboljši uporabi baze podatkov Access. Najprej ugotovite, kako bo baza podatkov uporabljena. Nato zberite vse informacije, ki jih želite vnesti v zbirko podatkov, in jih organizirajte v kategorije, od katerih bo vsaka postala tabela. Vnesite podatke v tabele, ki bodo postale stolpci in ustvarile relacije med tabelami, če jih je več kot ena. Nazadnje uporabite pravila za normalizacijo, da se prepričate, da so tabele pravilno strukturirane.