Kako nastaviti računovodsko preglednico v Excelu

Spremljanje vašega bančnega računa je bistvenega pomena pri upravljanju vašega proračuna in vam lahko tudi pomaga odkriti sumljivo ali goljufivo dejavnost. Veliko ljudi uporablja računovodske preglednice za spremljanje transakcij na svojem računu, vključno z dvigi in pologi. Preglednica na splošno vključuje datum, razlog za transakcijo, skupaj z zneskom in trenutnim stanjem na računu. Ustvarite lahko lastno računovodsko preglednico za pomoč pri spremljanju transakcij z uporabo Excela, aplikacije za preglednice, ki je vključena v Microsoft Office Suite in je na voljo tudi samostojno.

1. korak

Odprite Excel tako, da dvokliknete njegovo ikono na namizju. Program samodejno odpre nov delovni zvezek z naslovom "Book1." Kliknite »Shrani« v meniju »Datoteka«, da shranite delovni zvezek v računalnik na želeno mesto. Poimenujte preglednico s trenutnim mesecem in letom. Če shranite transakcije za vsak mesec v ločeni preglednici, lahko uporabite konvencijo poimenovanja llll-mm-dd. Tako boste zagotovili, da bodo lahko preglednice, ko si jih ogledujete v mapi, razvrščene po datumskem vrstnem redu od najnovejših do najstarejših.

2. korak

Kliknite prvo celico v zgornjem levem kotu preglednice, ki je znana kot celica A1. Vsaka preglednica je zbirka celic, organiziranih v mrežo. Vsaka celica je znana po svoji lokaciji v mreži, določeni kot koordinata stolpca in vrstice. Celica A1 je celica v stolpcu A, vrstica 1 -- to je prva ali zgornja leva celica v preglednici.

3. korak

V prvo celico vnesite "Datum". Kliknite naslednjo celico, ki je B1, in vnesite »Transakcija«. Vnesite "Znesek" v celico C1 in "Stanje" v celico D1, da ustvarite naslove za svojo računovodsko preglednico.

4. korak

Spremenite pisavo za naslove tako, da označite naslove. Kliknite celico A1 in povlecite miško na zadnji element v vrstici 1, da označite celice. Pritisnite tipko "Ctrl" in jo držite, medtem ko pritiskate črko "B", da uporabite krepko pisavo za naslove. Tako se bodo vizualno razlikovali od preostale preglednice.

5. korak

Vnesite znesek trenutnega stanja na bančnem računu v vrstico 2 pod "Stanje", ki je celica D2. To je stanje, od katerega boste odštevali in dodajali transakcije, kot so prikazane.

6. korak

Označite in oblikujte vse celice v stolpcu »Količina«. Preprost način za izbiro vseh celic v stolpcu je klik na glavo stolpca (v tem primeru »C«). Zdaj z desno miškino tipko kliknite glavo stolpca in v pojavnem meniju izberite »Oblikuj celice«, da odprete okno »Oblikuj celice«. Slog "Valuta" lahko uporabite tako, da izberete to možnost na levi strani okna. Excel privzeto oblikuje vrednosti valute glede na vaš kraj. Po želji lahko izberete obliko za prikaz negativnih vrednosti, tako da izberete možnost na seznamu na desni. Druga možnost je, da v levem oknu uporabite slog "Računovodstvo". To bo samodejno poravnalo simbole valute in decimalne točke v stolpcu ter prikazalo negativna števila v oklepajih:(1234,10 $). To bo jasno razlikovalo dvige od depozitov. Kliknite "V redu", da zaključite postopek.

7. korak

Ponovite prejšnje korake v stolpcu Stanje, ki je stolpec D.

8. korak

V stolpec »Datum« v tretji vrstici vnesite datum prve transakcije. Namen pologa ali dviga mora biti naveden v stolpcu "Transakcija" v tretji vrstici. Znesek pologa ali dviga mora biti v stolpcu "Znesek" v tretji vrstici. Če vnašate dvig, pred zneskom vnesite znak minus (vezaj).

9. korak

Kliknite celico "Stanje" na koncu želene vrstice (za prvo transakcijo bo to celica D3). Na tipkovnici vnesite znak "=", nato kliknite zgornjo celico, D2, uporabite tipko shift, da vnesete znak "+", nato kliknite celico na levi, C3, ki vsebuje znesek zadnje transakcije. Nato pritisnite tipko "Enter". S tem boste vnesli formulo "=D2+C3", ki bo izračunala novo stanje tako, da bo zadnjo transakcijo dodala prejšnji vrednosti stanja. Čeprav ste uporabili znak plus, bo Excel pravilno izračunal novo stanje, tudi če je bila transakcija v C3 negativna vrednost za dvig.

10. korak

Ponovite koraka 8 in 9, da dodate več transakcij. Za vsako novo transakcijo lahko izračunate novo stanje v stolpcu D tako, da kopirate zgornjo celico. Na primer, če v vrstico 4 vnašate novo transakcijo, boste želeli, da celica D4 izračuna novo stanje na podlagi prejšnjega stanja (celica D3) in zadnjega zneska (celica C4). Namesto da znova vtipkate formulo iz celice D3, izberite celico D4, nato pritisnite tipko "Ctrl" in jo pridržite, medtem ko tipkate črko "D" (za "dol"). To bo kopiralo formulo iz D3 v D4 in jo samodejno prilagodilo tako, da se zdaj nanaša na najnovejše informacije v celicah D3 in C4.