Kako nastaviti poštni seznam v Excelu
Interaktivna narava aplikacij znotraj pisarniških paketov za produktivnost, kot je Microsoft Office, ustvarja priložnosti za prihranek časa pri ponavljajočih se nalogah. Excelov poštni seznam je mogoče deliti z Outlookom za upravljanje stikov in pošiljanje e-pošte, medtem ko se isti seznam lahko združi z Wordom za ustvarjanje obrazcev ali naslovov in nalepk za vložitev. Če želite zagotoviti kar najbolj prilagodljivo uporabo svojega Excelovega seznama, upoštevajte nekaj najboljših praks.
Ustvarjanje vašega Excelovega poštnega seznama
1. korak
Odprite nov Excelov delovni zvezek in nastavite imena polj za svoj seznam v 1. vrstici . Prepričajte se, da je vsako ime polja edinstveno.
2. korak
Vnesite podatke v vrstice pod imeni polj, da ustvarite zapise za vsakega prejemnika pošte. Po potrebi oblikujte celice za širino stolpca ali prelom besed. Če informacije niso na voljo, lahko celice ostanejo prazne. Ko je vnos podatkov končan, poimenujte in shranite svoj delovni zvezek s klikom na Datoteka in nato Shrani .
Združevanje Excelovih podatkov z Wordom
1. korak
Odprite Word z novim, praznim dokumentom. Kliknite Pošiljanje in nato Začni spajanje dokumentov . Obstaja več možnosti za združevanje. Za ta primer izberite Črke .
2. korak
Kliknite Izberi prejemnike , Uporabi obstoječi seznam in izberite datoteko Excelovega poštnega seznama. V naslednjem oknu izberite tabelo. Vendar pa bo s preprostim delovnim listom poštnega seznama definirana samo ena tabela. Izberite ga in kliknite V redu .
3. korak
Napišite svoje pismo, ki ga želite združiti, kot bi napisali vsako korespondenco, pri čemer izpustite osebno kopijo, kot so naslovi in pozdravi, tj. vse, kar bo združeno z vašega Excelovega poštnega seznama. Pomaknite se na začetek črke in kliknite Address Block na traku. Desna stran zaslona prikazuje, kako bo videti trenutna oblika naslovnega bloka z vstavljenimi podatki. Leva stran vsebuje možnosti formata. Izberite med temi in kliknite V redu ko ste zadovoljni z rezultatom.
4. korak
Ponovite postopek za pozdravno vrstico in vse druge podatke z uporabo Vstavi spojeno polje gumb.
Ko je vaše pismo končano, kliknite Predogled rezultatov da vidite, kako bo videti vaše združeno pismo. Lahko tudi kliknete Preveri napake da zagotovite, da se bodo vaša pisma natisnila po želji. Ko ste pripravljeni, kliknite Dokončaj in spoji in izberite želeno možnost spajanja.
Uvoz Excelovih poštnih podatkov v Outlook
1. korak
Pretvorite svoj delovni list v datoteko z vrednostmi, ločenimi z vejicami. Kliknite Datoteka in Shrani kot . Izberite lokacijo in poimenujte datoteko. Izberite CSV (razmejeno z vejico) (*.csv) v Shrani kot vrsto škatla. Kliknite Shrani in zaprite datoteko CSV.
2. korak
Odprite Outlook in kliknite Datoteka zavihek Odpri in izvozi in Uvoz/Izvoz .
3. korak
Kliknite Uvozi iz drugega programa ali datoteke . Kliknite Vrednosti, ločene z vejico in nato Naprej . V oknu Uvozi datoteko poiščite datoteko CSV poštnega seznama, ustvarjeno v prejšnjem koraku, in kliknite Naprej . Izberite ciljno mapo za uvožene zapise. Stiki je privzeto izbrano. Kliknite Naprej .
4. korak
Prepričajte se, da je potrjeno polje za datoteko CSV in kliknite Preslikaj polja po meri .
5. korak
Kliknite imena polj v Excelovih podatkih v Od polje na levi do ustreznih polj programa Outlook v Za polje na desni. To izvedite za vsako polje, ki ga potrebujete v svojih Excelovih podatkih. Kliknite V redu in Dokončaj da dokončate uvoz podatkov.