Kako pošiljati opomnike in opravila v Outlooku
Če nameravate poslati pomembno e-pošto s programom Microsoft Outlook 2013, si dodajte opomnik, da ne boste pozabili preveriti odgovora. Poleg tega lahko v e-pošti pošljete opomnik, da zagotovite, da prejemnik ne pozabi odgovoriti. Naloge vam omogočajo, da organizirate stvari, ki jih morate narediti. Če ste del ekipe, lahko naloge pošljete drugim ljudem. Outlook 2013 lahko privzeto pošilja opomnike in opravila; ni vam treba namestiti nobenih dodatkov.
Ustvarjanje in pošiljanje opomnikov
1. korak
Zaženite Microsoft Outlook 2013 in kliknite gumb »Nova e-pošta«, da ustvarite novo e-pošto. Sestavite svoje e-poštno sporočilo, kliknite »Nadaljevanje« v skupini Oznake na zavihku Sporočilo in izberite »Dodaj opomnik«. Prikaže se okno po meri.
2. korak
Potrdite polje »Označi zame«, da ustvarite opomnik zase. V polju »Označi za« izberite vrsto zastavice. Izberete lahko zastavico »Nadaljnje ukrepanje«, »V vašo informacijo«, »Posreduj«, »Odziv ni potreben«, »Preberi«, »Odgovori«, »Odgovori vsem« ali »Pregled«. V polju »Datum začetka« izberite začetni datum zastavice, v polju »Datum zapadlosti« pa datum zapadlosti. Zastavice ljudem omogočajo hitro iskanje pomembnih e-poštnih sporočil; e-poštna sporočila je mogoče razvrstiti po statusu zastavice. Potrdite polje »Opomnik« in v dveh spustnih poljih izberite datum in uro za opomnik.
3. korak
Potrdite polje »Označi za prejemnike« in nato polje »Opomnik«, da označite e-pošto za prejemnike in jim dodate tudi opomnik. V polju »Označi za« izberite vrsto zastavice in nato z dvema spustnima poljema nastavite datum in čas opomnika. Kliknite »V redu«, da dodate opomnike v e-poštno sporočilo, in nato kliknite »Pošlji«, da pošljete sporočilo.
Ustvarjanje in pošiljanje opravil
1. korak
Kliknite »Opravila« v spodnjem levem kotu okna Outlook 2013 in nato kliknite »Opravila«, da si ogledate vsa svoja opravila. Naloge lahko razvrstite po temi, roku, kategoriji ali zastavici.
2. korak
Kliknite gumb »Novo opravilo« v skupini Novo na zavihku Domov, da ustvarite novo opravilo, nato kliknite gumb »Dodeli opravilo« v skupini Upravljanje opravil na zavihku Opravilo.
3. korak
V polje »Za« vnesite ime ali e-poštni naslov osebe, ki ji želite dodeliti nalogo. Vnesite smiselno ime za opravilo v polje »Zadeva«.
4. korak
V poljih »Datum začetka« in »Datum zapadlosti« izberite začetni datum in rok za opravilo. Na seznamu "Prednostna naloga" izberite prednostno nalogo. Izberete lahko »Visoko«, »Običajno« ali »Nizko« prioriteto.
5. korak
V polju »Stanje« izberite status opravila. Izberete lahko stanje »Ni začeto«, »V teku«, »Dokončano«, »Čakam na nekoga drugega« ali »Odloženo«.
6. korak
Označite polje »Hrani posodobljeno kopijo tega opravila na mojem seznamu opravil«, če želite dodati opravilo na svoj seznam opravil in ga samodejno posodobiti. Potrdite polje »Pošlji mi poročilo o stanju, ko je to opravilo končano«, če želite biti obveščeni, ko prejemnik dokonča opravilo.
7. korak
Kliknite gumb "Pošlji", da pošljete nalogo prejemniku. Kliknite gumb »Shrani in zapri«, da shranite opravilo na seznam opravil in zaprete okno opravil.
Nasvet
V istem e-poštnem sporočilu lahko imate opomnike tako zase kot za prejemnike, če sta potrjeni polji »Označi zame« in »Označi prejemnike«.
Če želite odstraniti opomnike in zastavice, odprite e-pošto, kliknite »Nadaljevanje« in nato izberite »Dodaj opomnik«. Počistite polja »Označi zame« in »Označi za prejemnike«, da odstranite zastavice in opomnike. Če želite odstraniti samo opomnike, počistite polja »Opomnik«. Upoštevajte, da ne morete imeti opomnika brez zastavice.
Če želite poslati obstoječo nalogo, jo odprite in kliknite »Dodeli nalogo«. Nalogo lahko uredite, preden jo pošljete.
Nalogo lahko ponovite tako, da kliknete gumb »Ponovitev« v skupini Ponovitev in izberete ustrezne možnosti ponovitve.
Ponavljajoča se opravila ostanejo na vašem seznamu opravil, vendar se nikoli ne posodobijo. Lahko pa prejmete poročilo o stanju za vsako dokončano dejanje, če potrdite polje »Pošlji mi poročilo o stanju, ko je ta naloga končana«.
Opozorilo
Bodite previdni pri pošiljanju opomnikov z e-pošto. Nekateri ljudje se lahko razburijo, ko se opomnik oglasi, še posebej, če so v službi. Če se želite izogniti tej morebitni težavi, označite e-pošto za prejemnika, ne da bi označili polje »Opomnik«.
Naloge ne morete dodeliti več osebam. Lahko pa svojo nalogo razdelite na več manjših nalog in vsako dodelite drugi osebi.