Kako nastavim Outlook za GTD?
Metodologijo Getting Things Done Davida Allena lahko integrirate z Microsoft Outlook 2013 z uporabo kategorij, zastavic za spremljanje in prioritet. Medtem ko lahko ročno konfigurirate Outlook v svojem računalniku za implementacijo metodologije GTD, številni dodatki Outlook ponujajo napredna orodja za integracijo GTD. Opravila lahko ustvarite neposredno iz drugih Outlookovih elementov, kot so e-pošta in sestanki, ter jih nato dodelite projektom in seznamom dejanj, da boste lahko učinkoviteje obdelali svojo mapo »Prejeto«.
Ročna konfiguracija Outlooka za GTD
1. korak
Vsak svoj projekt vnesite v Outlook kot kategorije, tako da lahko elemente povežete z določenimi projekti. Z desno miškino tipko kliknite e-pošto, sestanek ali opravilo, kliknite »Kategoriziraj« in nato »Vse kategorije«. Kliknite gumb "Novo ...". Vsakemu projektu dodajte ime in dodelite barvo.
2. korak
Pretvorite druge Outlookove elemente v opravila, ko jih opazite. E-poštno sporočilo lahko na primer pretvorite v opravilo. Povlecite in spustite sestanek, e-poštno sporočilo, stik ali opombo nad »Opravila« v podoknu za krmarjenje, da samodejno ustvarite novo opravilo iz vsebine elementa.
3. korak
Svojim nalogam dodelite oznake in prioritete. Odprite opravilo in nato kliknite ukaze v skupini Nadaljuj na traku Domov v opravilih, da dodate zastavico. Kliknite gumb »Prednost« v skupini Oznake, da element označite kot »Veliko pomen«. S tem indikatorjem lahko označite elemente dejanja po metodologiji GTD.
4. korak
Oglejte si seznam opravil po projektu, datumu ali pomembnosti. V navigacijskem podoknu kliknite »Opravila«. Kliknite zavihek "Pogled". Izberite med možnostmi pogleda, ki so na voljo v spustnem polju v skupini Razporeditev. Na primer, izberite »Kategorije«, da razporedite opravila po projektih, »Začetni datum« ali »Rok«, da razporedite opravila po datumu, ali »Prednost«, da razvrstite opravila po prioriteti.
Uporaba dodatka NetCentrics GTD Outlook
1. korak
Prenesite in namestite brezplačno preskusno različico dodatka Getting Things Done Outlook podjetja NetCentrics. Ta dodatek je zasnovan tako, da poenostavi vašo zmožnost obdelave elementov Outlooka po metodologiji Davida Allena.
2. korak
Izberite med ključnimi dejanji v orodni vrstici NetCentrics za obdelavo Outlookovih elementov v opravila. Na primer, izberite eno od teh dejanj v skupini Getting Things Done na traku Domov:»Dejanje«, »Naslednje dejanje«, »Delegiraj«, »Odloži« ali »Nekega dne«. Ko izberete enega od teh ukazov iz poštnega elementa, se opravilo shrani v ustrezno mapo in dejanje je dodeljeno opravilu.
3. korak
Upravljajte vse svoje tekoče projekte s pomočjo Project Central. Kliknite gumb »Project Central« v skupini Getting Things Done na začetnem traku. To okno lahko uporabite za pomoč pri organiziranju nalog v določene projekte.
4. korak
Ustvari poročilo o projektu. Kliknite gumb menija »Projekt« v Project Centralu in nato kliknite »Ustvari poročilo…«. Izberite možnosti, ki jih želite vključiti v poročilo. V spustnem meniju Razvrsti opravila po izberite na primer »Rok zapadlosti«. Kliknite »V redu«, da ustvarite poročilo. Kliknite gumb Natisni, da natisnete poročilo – označeno je z ikono, ki spominja na tiskalnik.
Uporaba dodatka TaskCracker za Outlook
1. korak
Prenesite in namestite brezplačno 30-dnevno preskusno različico programa TaskCracker za Outlook. TaskCracker vam pomaga organizirati Outlookove elemente z vizualno predstavitvijo vaših opravil in projektov z vmesnikom povleci in spusti.
2. korak
Kliknite ukaz "Odpri TaskCracker" v skupini Odpri na traku TaskCracker. Lahko pa kliknete »TaskCracker« na dnu podokna z mapami na levi.
3. korak
Organizirajte svoje naloge glede na prioriteto. Kliknite opravilo, ga povlecite v drug kvadrant znotraj zaslona TaskCracker in ga nato spustite, da opravilu dodelite to prioriteto. S to metodo lahko hitro dodelite dejanja svojemu seznamu opravil, ne da bi morali odpreti vsako posamezno opravilo.