Kako primerjati dve Excelovi preglednici
Celo za najbolj organizirane knjigovodje in evidence lahko sama količina informacij, ki jih shranite v Excelu, kmalu postane ogromna. Microsoft Excel ima dve orodji za primerjavo podatkov preglednic, ki sta lahko zelo priročni, če poskušate najti tipkarsko napako v celici ali primerjate dokumente za pripravo na revizijo. Oba sta na voljo samo v Office Professional Plus 2013 in Office 365 Professional Plus, Spreadsheet Compare in Spreadsheet Inquire vam omogočata analizo delovnih zvezkov ali ustvarjanje poročil o razlikah med dvema preglednicama. To dvoje lahko močno prihrani čas v primerjavi z ročnimi primerjavami podatkov.
Primerjava preglednic
1. korak
Kliknite »Spreadsheet Compare« na začetnem zaslonu sistema Windows 8. Vnesite »Spreadsheet Compare« v iskalno polje in izberite datoteko, če jo težko najdete na zaslonu.
2. korak
Kliknite zavihek »Domov« na vrhu in izberite Primerjaj datoteke.
3. korak
Kliknite modro ikono mape poleg polja Primerjaj v pogovornem oknu, ki se prikaže. Pobrskajte po svojih shranjenih Excelovih datotekah in izberite prvo preglednico, ki jo želite primerjati.
4. korak
Kliknite zeleno ikono mape poleg polja Za v naslednji vrstici. Prebrskajte po Excelovih datotekah in izberite drugo preglednico, ki jo želite primerjati.
5. korak
Kliknite gumb "V redu".
6. korak
V meniju na levi izberite kriterije, ki jih želite uporabiti pri primerjavi. Izberete lahko merila, kot so »Vrednosti celice«, »Formule« in »Oblika celice« ali preprosto označite polje »Izberi vse«.
7. korak
Kliknite »V redu«, da ustvarite poročilo o razlikah. Spreadsheet Compare ustvari popoln seznam vseh razlik med obema datotekama na podlagi kriterijev, ki ste jih določili.
Povpraševanje po preglednici
1. korak
Vklopite dodatek Inquire, če tega še niste storili. Kliknite zavihek »Datoteka« v Excelu in izberite »Možnosti« in nato »Dodatki«. V spustnem meniju Upravljanje izberite dodatke COM, kliknite »Pojdi« in se prepričajte, da je izbrano polje zraven Poizvedi o dodatkih.
2. korak
Kliknite zavihek »Povpraševanje« na vrhu Excela, da raziščete možnosti analize in primerjave preglednic.
3. korak
Kliknite ukaz "Primerjaj datoteke", da zaženete primerjavo preglednic neposredno iz Excela.
4. korak
Kliknite »Razmerje delovnih zvezkov«, da ustvarite grafično poročilo o referencah med vašimi delovnimi zvezki, kot so formule, ki se sklicujejo na vrednost v drugi preglednici. Uporabite ikoni Razmerja med delovnimi listi in Razmerja med celicami, da naredite isto med delovnimi listi v delovnem zvezku ali celicami v delovnem listu.
5. korak
Kliknite ikono »Analiza delovnega zvezka«, da ustvarite popolno in interaktivno poročilo o odprti preglednici, vključno z informacijami o vrednostih, oblikovanju, strukturi in formulah.
Nasvet
Za nadzor različice ali omrežja vam Primerjava preglednic omogoča primerjavo dveh datotek z istim imenom, če sta shranjeni v različnih mapah.
Sporočilo »Delovnega zvezka ni mogoče odpreti« v Primerjavi preglednic lahko pomeni, da je določena preglednica zaščitena z geslom. V tem primeru preprosto kliknite »V redu« in nato vnesite geslo delovnega zvezka.
Preglednica Primerjajte razlike v barvnih kodah glede na vrsto podatkov in naravo razlike. Spodnje levo podokno poročila o razlikah vsebuje legendo, ki označuje, kaj vsaka barva pomeni.
Analizo delovnega zvezka lahko uporabite v možnostih Povpraševanje, da dopolnite primerjalna poročila in bolje razumete, kako lahko spremembe vplivajo na strukturo vaše preglednice. Uporabite možnosti Relacije med celico, delovnim listom in delovnim zvezkom, da ugotovite, kako lahko spremembe v eni celici vplivajo na vse vaše datoteke.