Kako skenirati in poslati dokument po e-pošti
S skeniranjem in pošiljanjem osebnega ali poslovnega dokumenta kot e-poštne priloge lahko prihranite čas in denar, saj vam ni treba skrbeti za stroške tiskanja ali poštnine. Čeprav je izbira pravega formata datoteke pomembna, postopek ni težaven, postopki skeniranja pa so na splošno enaki, ne glede na to, ali uporabljate samostojni optični bralnik ali večnamenski tiskalnik. Enako velja za pripenjanje optično prebranega dokumenta e-poštnemu sporočilu, saj so postopki pripenjanja v večini e-poštnih programov na splošno enaki.
Izberite vrsto datoteke
Večina skenerjev omogoča izbiro med datoteko PDF in JPEG. Datoteka PDF je najboljša izbira za skeniranje dokumentov, ki vključujejo besedilo ali vektorsko grafiko, ki vključuje točke, črte, oblike in krivulje. Uporaba te oblike vam omogoča tudi združevanje dokumentov z več kot eno stranjo v eno datoteko. Format datoteke JPEG je dobra izbira za fotografije, saj omogoča stiskanje slikovnih podatkov in zmanjšanje velikosti velike datoteke.
Skenirajte dokument
Steklo optičnega bralnika očistite s čisto mehko krpo. Položite dokument z licem navzdol na steklo optičnega bralnika. Poravnajte ga z vodilnimi oznakami vzdolž oboda stekla in nato spustite pokrov. V meniju tiskalnika izberite "skeniranje", izberite računalnik, v katerega želite skenirati dokument, izberite vrsto datoteke in zaženite skeniranje. Kot nadomestni način odprite programsko opremo, ki ste jo namestili med namestitvijo, in optično preberite dokument iz računalnika.
Shranite in preimenujte skenirano datoteko
Ko je skeniranje končano, se samodejno odpre Windows Explorer ali Moji dokumenti. Pregled, ki ste ga pravkar opravili, bo zadnji na seznamu. Odprite in preglejte dokument, da se prepričate, da je pravilno skeniran, nato pa kliknite gumb »Shrani«. Preimenujte datoteko iz njenega trenutnega imena, na primer Scan0001.jpg, v nekaj bolj opisnega, na primer »Seznam telefonskih številk podjetja«, in shranite datoteko na priročno mesto.
Priložite dokument e-poštnemu sporočilu
E-poštnemu sporočilu lahko priložite dokument na dva načina. Pri prvi metodi z desno tipko miške kliknite ime datoteke z njene trenutne lokacije. V pojavnem meniju, ki se prikaže, izberite »pošlji« in nato »prejemnik pošte«. Odprlo se bo okno z novim sporočilom z že priloženim dokumentom. Druga metoda je, da odprete svoj e-poštni program in sestavite novo sporočilo. Ko končate, izberite gumb "priloži datoteko" na vrhu okna s sporočilom. Pomaknite se do mesta, kamor shranite datoteko dokumenta, jo izberite in kliknite »vstavi«. Datoteka bo priložena brez vašega nadaljnjega ukrepanja in nato lahko pošljete e-pošto.