Kako oblikujem datume in številke v spajanju dokumentov Microsoft Word?
Številke in datumi so lahko problematični pri spajanju dokumentov Microsoft Word, zlasti če je vir podatkov Excelov delovni zvezek. Nekatere težave je lažje rešiti kot druge. Številke brez decimalnih vrednosti, kot je petmestna poštna številka ali celo število, je mogoče pretvoriti v besedilne vrednosti v Excelu. Da bi se izognili težavam z datumi in številkami v decimalkah, morate v ta spojna polja vstaviti kode za oblikovanje, da bodo te vrednosti pravilno oblikovane v izdelanih dokumentih.
Nasvet
Druge vrste dokumentov, ki jih je mogoče uporabiti kot vire podatkov za Wordovo spajanje dokumentov, so:
- Enoplastna datoteka baze podatkov
- Tabela iz datoteke HTML
- Imenik Microsoft Outlook
- Še en dokument Microsoft Word s tabelo z enimi podatki
- Besedilna datoteka s podatkovnimi polji, ločenimi z vejicami
Te vrste dokumentov izvozijo vrednosti kot besedilo.
Združevanje celih števil
Oblikovanje celih števil je najbolje izvesti pred uvozom izvornih podatkov v Word. Ta razdelek obravnava uporabo Excela.
1. korak:Odprite vir podatkov
Odprite Excelov delovni zvezek vira podatkov in, če obstaja več listov, kliknite zavihek delovnega lista, ki vsebuje izvorne podatke za spajanje dokumentov.
2. korak:Cela števila oblikujte kot besedilo
Izberite stolpec, ki vsebuje celoštevilske vrednosti. Z desno tipko miške kliknite izbrane celice in izberite Oblikuj celice v pojavnem meniju za prikaz Oblikuj celice pogovorno okno. Kliknite na Besedilo izbiro v Kategoriji seznam. Kliknite V redu da uporabite spremembo formata. Podatki v izbranih celicah so zdaj v besedilni obliki.
Združevanje števil z decimalnimi vrednostmi
Pri decimalkah lahko preprosto oblikujete število neposredno v Wordu.
1. korak:Prikaži spojena polja
Če želite oblikovati število decimalnih mest v številskem polju, kot so valuta, odstotki ali katero koli število z decimalnimi vrednostmi, dodajte kode za oblikovanje v polje za spajanje. Odprite dokument spajanja dokumentov (pismo, e-pošto itd.), da prikažete njegova spojna polja, ki so prikazana kot <
2. korak:Preklopite kode polj
Spojno polje <> združi znesek valute iz vira podatkov. Z desno tipko miške kliknite <> spojite polje in izberite Preklopi kode polj iz pojavnega menija, da prikažete morebitno oblikovanje.
3. korak:Vstavite kode za oblikovanje
Polje za spajanje <> mora zdaj prikazati { MERGEFIELD "Znesek" }. Za to polje ni vključeno nobeno oblikovanje. Če želite združene podatke prikazati kot polje valute, enter "# $,#,00" za imenom polja v polju za spajanje. Spojno polje bi moralo zdaj vsebovati {MERGEFIELD "Amount" # $,#.00}, kjer:
- # - Označuje, da sledi oblikovanje.
- $ - Določa znak, ki bo prikazan na sprednji strani polja.
- , (vejica) – Označuje, da je treba v številsko vrednost vstaviti vejice, če je primerno.
- # (številski znak) - Označuje število stalnih števk za prikaz.
- .00 - Označuje, da mora biti prikazana decimalna vrednost dveh mest (v tem primeru). Število brez decimalnih mest se prikaže z ničlami za decimalko.
Združevanje odstotkov
Tako kot vsako število, izračunano s formulo v Excelu, neobdelane vrednosti morda niso omejene na samo dve fiksni decimalni mesti, ne glede na to, kaj je prikazano v celici. Kot je prikazano v prejšnjem koraku, je mogoče dolžino števila, zlasti vseh decimalnih mest, nastaviti na fiksno število mest.
Dejanja v kodah za oblikovanje
V nekaterih primerih je treba podatkovno polje združiti, preden lahko ukrepamo. Polje »Pct« v primeru je primer. Če želite, da so ti podatki v združenem dokumentu prikazani kot dvodecimalni odstotek z vsaj eno pomembno števko in znakom za odstotek, sta potrebni dve dejanji.
1. korak:Pridobite podatke
Zamenjajte obstoječi stavek MERGEFIELD z najbolj notranjim dejanjem novega stavka MERGEFIELD "Pct" . Ta klavzula izjave pridobi podatke iz vira podatkov in jih naredi na voljo preostalemu delu kode za oblikovanje. Ko vnesete najbolj notranji stavek, uporabite CTRL-F9 tipke za zapiranje izjave v oklepaje.
2. korak:Formatirajte podatke
Vnesite enačaj ("= ") pred stavkom, vnesenim v 1. koraku. To pove funkciji spajanja, da stavek vključuje operator. Nato vnesite preostanek kode za oblikovanje, *100 # "#0.00%", takoj za skrajnim desnim oklepajem notranje izjave. Ta stavek pomnoži spojeno vrednost s 100 (za premik decimalnega mesta), oblikuje vrednost kot dve decimalni odstotek in prikaže znak za odstotek. Na tej točki mora biti spojno polje ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0.00%" . Uporabite CTRL-F9 da celoten stavek zaprete v oklepaje in ga aktivirate.
Združevanje datumov
Če želite združiti datum iz Excela v obliki M/d/y, na primer 15.6.2015, ne potrebujete posebnega oblikovanja. Ta oblika datuma se združi, kot je v redu. Če pa želite prikazati datum v kateri koli drugi obliki, na primer 15. junij 2015, potrebujete nekaj kod za oblikovanje.
Če želite združiti datumsko polje in ga prikazati kot dan, mesec, leto, je koda za oblikovanje "@ "MMMM d, yyyy", kjer "@" označuje obliko datuma in " MMMM d yyyy" označuje mesec v besedilu, dan brez vodilne ničle in letnice kot štirimestne številke
Nasvet
Pri oblikovanju datumov v spajanju dokumentov uporabite ogradne oznake in kode oblikovanja za mesec z veliko črko »M«. Male črke "m" se uporabljajo za predstavitev minut.