Vrste preglednic

Čeprav ima večina preglednic enako obliko, se, ko upoštevate funkcionalnost, pogosto uporablja veliko različnih vrst preglednic. V poslovnih okoljih so običajne, vendar obstaja tako osebna kot poklicna uporaba za večino vrst preglednic. Medtem ko večina preglednic izvira iz različnih uporab, obstajajo tudi različne vrste preglednic v smislu formata. Če upoštevate oboje, dobite popolno sliko o različnih preglednicah, s katerimi se lahko srečate.

Vrste preglednic:Finančno sledenje

Ena najpogostejših poslovnih uporab preglednic je sledenje finančnim podatkom. Programi, kot so Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 in Google Sheets, so zelo primerni za tovrstno delo. Omogočajo na primer jasen prikaz odhodkov in prihodkov, povezanih z različnimi oddelki, in jih je mogoče nastaviti tako, da prikazujejo negativna števila v rdeči barvi. Predloge za proračunske preglednice so vključene v programe za preglednice, da se zmanjša količina potrebnega namestitvenega dela.

Analiza podatkov in statistika

Raziskovalci in analitiki podatkov pogosto uporabljajo programe za preglednice za izvajanje statističnih izračunov ali drugih analiz niza podatkov. Funkcije v preglednicah olajšajo hitro izvedbo številnih izračunov. Na primer, uporaba formule za stotine podatkovnih točk bi bila dolgočasen in dolgotrajen postopek brez neke oblike avtomatizacije, programi, kot je Microsoft Excel, pa ponujajo prav to možnost. Mnogi programi imajo vgrajene tudi preproste statistične izračune. Standardni odklon nabora podatkov lahko najdete z uporabo ene funkcije, namesto da bi ga na primer izračunali s formulo. Ta vrsta preglednice prikazuje predvsem številke, tako kot večina preglednic, vendar številne celice vsebujejo formule, ki določajo rezultate.

Grafiranje in predstavitev podatkov

Programi za preglednice so dragocena orodja, ko želite podatke predstaviti v obliki grafov ali tabel. Sama preglednica vsebuje podatke, ki jih je treba vključiti v graf, programi za preglednice pa imajo vgrajene številne vrste grafov. Te vrste preglednic so podobne tistim za analizo podatkov in statistiko, vendar v mnogih primerih ljudje za podatke uporabljajo ločen list želijo spremeniti v grafe. Za izdelavo določene vrste grafa so lahko tudi posebne zahteve glede oblikovanja, zato je treba samo preglednico ustvariti s tem v mislih.

Različni formati preglednic

Različne vrste preglednic določa njihov format. Microsoft Excel ima na primer tri možnosti za format preglednice:preproste tabele, Excelove tabele in vrtilne tabele. Enostavne preglednice so najpogosteje uporabljena vrsta in večino sprememb morate opraviti ročno. Če na primer nastavite preprosto tabelo in se želite v formuli ali navodilu sklicevati na tabelo kot celoto, morate definirati mejne stolpce in vrstice ter zagotoviti, da so med te celice dodani morebitni dodatni podatki. Od Excela 2007 dalje Excelova tabela to potrebo odpravi tako, da samodejno posodobi velikost vaše tabele, ko dodate nove podatke.

Najbolj razločna vrsta preglednice pa je vrtilna tabela. To je videti podobno običajni tabeli, vendar ima vsak stolpec spustni meni, ki ga lahko uporabite za filtriranje ali razvrščanje rezultatov glede na vaše potrebe. Na primer, če imate tabelo s preglednicami, ki prikazuje obseg prodaje po izdelku, lahko preprosto razvrstite tabelo od največje prodaje do najmanjše. Rezultate lahko tudi filtrirate, tako da vidite samo eno vrsto izdelka – na primer mobilne telefone – tako, da potrdite polje poleg vsakega primernega izdelka.