Kako slediti procesu zaposlovanja v programu Microsoft Excel

Postopek zaposlovanja je lahko včasih hiter in buren. Če ima vaše podjetje obsežno zbirko podatkov za upravljanje stikov, boste morda lahko zgradili in vzdrževali poizvedbe za upravljanje postopka zaposlovanja; vendar pa lahko to obremeni vašo bazo podatkov z neuspešnimi prosilci. Excelove preglednice omogočajo hiter način prilagajanja sledenja vašemu procesu zaposlovanja z osebnimi podatki, statusom prijave in drugimi polji, ki so za vas pomembna. Ko se vaše potrebe spreminjajo in se vaš postopek zaposlovanja izpopolnjuje, lahko prilagodite svojo preglednico, namesto da svoje potrebe sporočite oddelku za IT za prihodnje posodobitve.

1. korak

Ustvarite nov Excelov delovni zvezek za svojo kampanjo zaposlovanja. Shranite delovni zvezek s pomenljivim naslovom »Predloga za zaposlovanje« ali »Prodajni sodelavci, junij 2014«, da boste lahko preprosto dostopali do pravilnih podatkov.

2. korak

V 1. vrstico vnesite polja, ki jim želite slediti, od leve proti desni. Začnite z identifikatorji prosilcev, kot so »Priimek«, »Ime«, »Telefon«, »E-pošta« in »Naslov«. Uporabite vsa polja, ki so pomembna za vaš postopek zaposlovanja, in se uprite skušnjavi, da bi kombinirali podatke, ki bi lahko omejili vaša iskanja. Če nameravate na primer stopiti v stik s prosilci po običajni pošti, razmislite o razširitvi »Naslova« na »Ulica«, »Mesto« in »poštna številka«, da olajšate iskanje in združevanje pošte.

3. korak

Nadaljujte z drugimi elementi sledenja v 1. vrstici. To lahko vključuje »Stanje«, kjer lahko spreten uporabnik Excela doda spustne sezname z vnosi, kot so »Prejeto«, »Razgovor« in »Zavrnjeno«, čeprav so lahko vsi vnosi z ravnim besedilom potrebujete. Drugi uporabni stolpci lahko vključujejo »Komentarji«, »Naslednji koraki« in polje za hiperpovezavo do kandidatovega življenjepisa, če je shranjen digitalno.

4. korak

Dodajte stolpce za interno uporabo, na primer »Vir prijave«, »Zaposlovalec« – če jih imate v oddelku več ali uporabljate zunanje agencije – in vsa druga polja, ki jih lahko uporabite za primerjavo kandidatov. Če želite izboljšati berljivost, boste morda želeli formatirati podatkovno področje vaše preglednice kot tabelo z uporabo prednastavitev v menijski vrstici.

5. korak

Pred dodajanjem podatkov shranite svojo preglednico, morda z besedo "Varnostna kopija", ki je dodana imenu datoteke, da zagotovite čisto kopijo za prihodnje akcije ali kot osnovo za revizijo. Shranjevanje vaše preglednice kot predloge omogoča tudi to, tako da je preprosto začeti nove zaposlovalne akcije ali organizirati svoje kandidate po časovnih obdobjih, kot so mesečni, četrtletni ali letni.

Nasvet

Z uporabo Excelovih predlog, ki so na voljo v internetu (povezava v virih), lahko prihranite čas pri izdelavi preglednice. Če ne najdete namenske predloge za zaposlovanje, ki ustreza vašim potrebam, razmislite o prilagoditvi predlog za upravljanje virov stikov svojim posebnim zahtevam.