Kako zmanjšam velikost Excelovih datotek?

Dodajanje velikega obsega podatkov, vdelanih slik ali zapletenega oblikovanja nekoliko poveča velikost datoteke Excel. V nekaterih primerih pa se velikost Excelove datoteke izpod nadzora brez navideznega razloga. To težavo pogosto povzroči Excel, ki shranjuje nastavitve oblikovanja za celice daleč zunaj obsega dejanskih podatkov. Če želite odpraviti težavo, izbrišite vrstice in stolpce za koncem podatkov. Za nadaljnje prihranke prostora pretvorite stare Excelove datoteke v format XLSX ali format binarnega delovnega zvezka.

Počisti neuporabljene celice in oblikovanje

Ko formatirate veliko celic – na primer spremenite barvo ozadja za celoten delovni list – Excel običajno shrani le informacije o celicah, ki vsebujejo podatke, čeprav vizualno uporabi spremembo za vse izbrane celice. V nekaterih primerih, na primer če imate v oddaljenem stolpcu napačno vrednost, Excel shrani preveč podatkov o oblikovanju in ustvari velike datoteke. Če želite zmanjšati velikost datoteke, izberite stolpec desno od zadnjega izpolnjenega stolpca, pritisnite »Ctrl-Shift-desno«, da izberete preostale stolpce, z desno miškino tipko kliknite izbrano območje in izberite »Izbriši«. Izberite odvečne vrstice pod vašimi podatki s "Ctrl-Shift-Down" in ponovite korake za stolpce.

Spremenite vrste datotek

Datoteke, ustvarjene z različicami Excela pred letom 2007, ki uporabljajo razširitev XLS, lahko zavzamejo do več kot dvakrat več prostora kot tiste z novejšo razširitvijo XLSX. Dokler ne potrebujete povratne združljivosti s starimi različicami Excela, pretvorite datoteko tako, da izvedete »Shrani kot ...« in v spustnem meniju poleg možnosti »Shrani kot vrsto ...« izberete »Excel Workbook« ." Datoteke lahko še bolj skrčite in izboljšate hitrost shranjevanja z uporabo vrste datoteke Excel Binary Workbook, vendar to prepreči drugim programom za preglednice, da bi naložili datoteko.