Navodila po korakih za izdelavo Excelove preglednice
Ko delate s podatki, so preglednice lahko priročen način za organizacijo vsega v preprosto razumljivi obliki. Preglednice so idealne za določanje proračunov, spremljanje napredka pri projektih in načrtovanje. V dobi pred tehnologijo so podjetja za spremljanje teh stvari uporabljala knjige v papirni obliki, zdaj pa je Microsoft Excel orodje izbire. Na srečo je ustvarjanje in posodabljanje Excelovih preglednic razmeroma preprosto.
Kako narediti preglednico
Preglednica ima enako nastavitev, ne glede na to, ali je na papirju ali na zaslonu vašega računalnika. Imate vrstice ki se začnejo na vrhu in nadaljujejo ves čas trajanja podatkov. Obstajajo tudi stolpci , ki se začnejo na levi strani preglednice in nadaljujejo v desno, kolikor želite. Točka, kjer se vrstica sreča z ustreznim stolpcem, se imenuje celica .
V programu Microsoft Excel ima vsaka vrstica številko , medtem ko ima vsak stolpec črko . Prva celica je torej A1. Če vsakemu stolpcu dodelite glavo, je prva vrstica rezervirana za ta namen, kar zahteva, da vnesete naslov za vsak stolpec. Če na primer spremljate proračun, so lahko prvi stolpec izdelki, medtem ko je stolpec B denar, ki ste ga porabili, stolpec C pa davek, ki ste ga plačali, čemur sledi skupna cena v stolpcu D.
Izdelava Excelove preglednice
Če imate Microsoft Office, je Excel vključen v paket. Pojdite na seznam aplikacij in na seznamu izberite Microsoft Excel. Izberite Datoteka in Novo da odprete novo preglednico s privzetim naslovom Book1 . Na dnu zaslona je zavihek Sheet1 .
Tako kot pri Microsoft Wordu imate na vrhu zaslona trak, ki vam omogoča prilagajanje dokumenta in oblikovanje celic. Pod Domov , lahko poudarite besedilo ali spremenite vrsto in velikost pisave. Prav tako lahko spremenite poravnavo besedila znotraj vsake celice na levo poravnano, desno poravnano ali na sredino.
Delovni zvezki v primerjavi z delovnimi listi
Ena stvar, ki lahko na začetku povzroči zmedo, je terminologija. Vsak nov dokument, ki ga odprete v Excelu, se imenuje delovni zvezek. Znotraj vsakega delovnega zvezka ustvarite delovni list, ki ga boste videli kot zavihek na dnu zaslona. Privzeto se nov delovni list imenuje Sheet1, vendar ga lahko kliknete z desno tipko miške in izberete Preimenuj da mu daste želeno ime.
Če želite ustvariti nov delovni list, kliknite simbol + poleg zavihka delovnega lista na dnu zaslona. Delovni list lahko vstavite med dva, ki ste ju že ustvarili, tako da z desno miškino tipko kliknete zavihek in izberete Vstavi list . Liste lahko premikate tako, da kliknete želeni zavihek in ga povlečete v desno ali levo od mesta, kjer se trenutno nahaja.
Uporaba funkcije vsote
Ena najbolj uporabnih funkcij Excelove preglednice je njena Samodejna vsota funkcija. Če si želite ogledati, kako deluje ta formula, vnesite vrsto številk v stolpec in nato kliknite prazno celico pod zadnjo številko. Na traku kliknite Formule in Samodejna vsota . V zadnjem polju se bo pojavila formula za samodejno vsoto – na primer =SUM(A1:A4) . Ko kliknete Enter , formula sešteje vrstice nad njo in vnese vsoto v polje, ki vsebuje formulo.
Napišete lahko tudi svoje formule. Ko se s to funkcijo počutite bolj udobno, lahko razširite, kar lahko počnete v aplikaciji. V formuli za samodejno vsoto =SUM(A1:A4) , na primer, formula usmerja Excel, naj sešteje postavke v vrsticah A1 do A4.
Vrtilne tabele za organiziranje podatkov
Ko boste začeli delati z večjimi količinami podatkov, boste občutili vedno večjo potrebo po učinkovitejšem upravljanju vsega. Vrtilna tabela je vgrajen v Excel kot način za enostavno organiziranje informacij. Namesto ročnega razvrščanja vrstic in vrstic informacij lahko nastavite stvari tako, da hitro pridete do podatkov, ki jih potrebujete.
Z vrtilno tabelo ne reorganizirate Excelovega lista ali spreminjate podatkov v njem. Namesto tega obračate podatke na drugačen način – od tod tudi ime "pivot" – da nanje pogledate iz druge smeri. Podatke lahko vnesete ročno ali pa pustite, da Excel opravi delo namesto vas.
Ustvarjanje vrtilne tabele
Če želite ustvariti vrtilno tabelo za svoj Excelov list, je najpreprostejši način, da dovolite Microsoftu, da vam jo priporoči. Pod Vstavi , kliknite puščico spustnega menija poleg Tabele in izberite Priporoči vrtilne tabele . Takrat vam Microsoft ponudi več možnosti za organiziranje vaših podatkov.
Če ste pustolovski, lahko ustvarite lastno vrtilno tabelo na podlagi podatkov, ki ste jih vnesli. Pod Vstavi , pojdite na puščico spustnega menija poleg možnosti Tabele in izberite Vrtilna tabela . Izberete lahko, da svojo vrtilno tabelo vstavite v obstoječi delovni list ali začnete nov delovni list z informacijami. Ko izberete Enter , boste lahko začeli graditi svoje poročilo.
Ustvarjanje nadzorne plošče v Excelu
Druga uporabna Excelova funkcija je nadzorna plošča , ki lahko spremlja vaše podatke na enem mestu. Ker se podjetja nagibajo k odločanju, ki temelji na podatkih, ta vrsta informacij, do katerih je lahko dostopati, postaja bistvena. Najboljši način za zagotovitev uspeha pri izdelavi nadzorne plošče je, da najprej načrtujete, kaj pričakujete, da boste s tem pridobili. Meritve, ki jih morate zbrati, bi morale biti navedene dolgo preden začnete graditi.
Ko ste pripravljeni začeti, uvozite podatke v Excel, če še niso tam. Nato odprite nov delovni zvezek in nastavite enega ali dva dodatna delovna lista tako, da na dnu dodate zavihke. Na dodatnih listih skrijete dodatne podatke. Nato dodajte gantogram tako, da izberete Vstavi , Grafikoni in druga možnost. Če želite vstaviti podatke, z desno miškino tipko kliknite grafikon in izberite Izberi podatke .
Ustvarjanje urnika v Excelu
Med številnimi poslovnimi uporabami Excela je tudi ustvarjanje urnika. Če vodite podjetje z zaposlenimi s krajšim delovnim časom, ki sledijo tedenskemu urniku, je Excel lahko koristen. Po kratki vadnici za Excel lahko začnete ustvarjati urnik za svojo ekipo.
Če želite ustvariti urnik, odprite Excel in vnesite Razporedi v Iskanje po vseh predlogah polje v zgornjem desnem kotu. Izberite predlogo, ki najbolje ustreza temu, kar poskušate narediti. V tem primeru je verjetno razpored izmen zaposlenih ali Tedenska izmena zaposlenih urnik. Ko ste tam, lahko namesto izmišljenih imen vtipkate lastna imena zaposlenih, dodate vrstice in izbrišete glave, tako da lahko spremenite navedene ure.
Ustvarjanje makra v Excelu
Makri so priročno Microsoftovo orodje, ki vam omogoča, da prihranite zamudne korake, tako da določite preproste ukaze za bolj zapletene naloge, ki jih izvajate vsak dan. Ustvarjanje in uporaba makrov je presenetljivo enostavno, še posebej, ko se tega naučite. Najprej boste morali dodati razvijalca tako da izberete Excel> Nastavitve> Trak in orodna vrstica . Preverite Razvijalec polje na seznamu na desni in shranite spremembo.
Če želite ustvariti makro, izberite Posnemi makro na razvijalcu zavihek. Poimenujte makro, vnesite tipko za bližnjico, ki jo želite usmeriti na dejanje, in pritisnite V redu . Takoj izvedite dejanje, ki ga želite posneti, in pritisnite Ustavi snemanje v razvijalcu zavihek. Kadar koli želite izvesti to dejanje, preprosto pritisnete zaporedje ključnih besed, ki ste ga določili, ko ste posneli makro.
Izdelajte tortni grafikon Excel
Dolgi seznami številk so lahko dolgočasni. Vsako Excelovo preglednico lahko popestrite z dodajanjem vizualnih elementov. Tortni grafikon je odličen način za prikaz odstotkov, pri čemer vsak del torte predstavlja segment informacij, ki jih posredujete.
Če želite ustvariti tortni grafikon, morate najprej imeti podatke v preglednici. Če ste anketirali 100 ljudi, naredite seznam odgovorov v enem stolpcu in število ljudi, ki izberejo vsak odgovor, v stolpcu neposredno poleg njega. Izberite podatke, ki jih želite vključiti v tortni grafikon, in izberite Vstavi v menijski vrstici in Pita . Nato izberite želeni slog.
Izdelava Excelovega paličnega grafikona
Palični graf je boljši za prikaz, kako se je nekaj spremenilo skozi čas, ali za primerjavo različnih elementov med seboj. Če ste na primer anketirali veliko skupino ljudi o temah, ki jih najbolj zanimajo, lahko uporabite palični graf, da pokažete, kako so moški in ženske odgovorili za vsako predmetno področje.
Ko vnesete podatke v Excelov list, izberite podatke, ki jih želite vključiti, in izberite Vstavi> Grafikon> Bar iz menijske vrstice. Informacije se samodejno prikažejo kot palični grafikon. Spremenite lahko postavitev novega paličnega grafikona na traku na vrhu zaslona, vključno z dodajanjem elementov grafikona, hitrim prilagajanjem postavitve in spreminjanjem barv, ki se uporabljajo za ponazoritev vaših podatkov.
Ustvarite poštne oznake v Excelu
Mnoga podjetja menijo, da je Excelova preglednica priročno orodje za organiziranje in upravljanje velikih poštnih seznamov. Čeprav obstajajo bolj zapletene aplikacije za zbirke podatkov za podjetja, ki imajo okorne poštne sezname, lahko Excel dobro deluje za podjetja, ki še gradijo in širijo bazo podatkov o strankah. Prav tako je lahko hiter in neboleč način za ustvarjanje poštnih nalepk iz majhnega seznama imen, ki ste jih zbrali v spletu, ali iz odgovorov na promocijo.
Preden lahko ustvarite poštne nalepke, morate najprej sestaviti poštni seznam na način, ki ga je mogoče preprosto spremeniti v naslove. Če pa želite natisniti nalepke, boste morali iti v Microsoft Word in v oknu Začni spajanje dokumentov izbrati vrsto pošiljanja, ki ga želite narediti. spustni meni pod Pošiljanje . Če želite uporabiti seznam, ki ste ga nastavili v Excelu, kliknite spustno puščico poleg Izberi prejemnike in izberite Uporabi obstoječi seznam . Nato povežite svoj Excelov dokument.
Kako natisniti preglednico
Nobena vadnica za Excel ne bi bila popolna brez pregleda, kako natisniti dokument, ki ste ga ustvarili. Tiskanje v Excelu je lahko nekoliko težavno in zahteva nekaj dodatnih korakov, če želite mrežne črte ali morate nadzorovati območje dokumenta, ki ga želite natisniti. Ker lahko en delovni zvezek vsebuje več delovnih listov, se morate tudi prepričati, da tiskate samo tiste liste, ki jih potrebujete.
Pred tiskanjem izberite delovne liste, ki jih želite natisniti. Če želite natisniti več listov, pridržite Shift tipko med klikanjem zavihkov. Izberite Datoteka> Natisni> Pokaži podrobnosti . Tukaj lahko izberete, ali želite natisniti aktivne liste ali celoten delovni zvezek, ter izbiro orientacije. Če pa želite natisniti mrežne črte ali glave, morate to označiti, preden izberete Datoteka> Natisni tako da izberete Možnosti lista pod Postavitev strani in označite polja za tiskanje teh elementov.