Kako uporabljati Outlook za načrtovanje konferenčnih sob

V prometni pisarni z več konferenčnimi sobami je lahko težko slediti, katere konferenčne sobe so v uporabi ob kateri uri. Koledar v programu Microsoft Outlook lahko uporabite za načrtovanje svojih sestankov, sestankov in dogodkov ter ga lahko uporabite tudi za dogodke v celotni pisarni, kot je urnik za konferenčne sobe. Konfigurirate lahko en koledar za razpored vseh konferenčnih sob, tako da lahko osebje zlahka vidi razpoložljivost konferenčne sobe za kateri koli čas in datum.

1. korak

Odprite Microsoft Outlook. Na plošči Priljubljene kliknite »Koledar«. Z desno tipko miške kliknite »Koledar« in izberite »Nov koledar«. Vnesite ime za nov koledar, na primer "Urnik konferenčne sobe."

2. korak

V vmesniku traku kliknite »Pogled razporeda«. Z desno miškino tipko kliknite koledar in izberite »Nov sestanek«.

3. korak

Na traku kliknite »Kategoriziraj« in izberite »Vse kategorije«. Označite barvno kategorijo in kliknite »Preimenuj«. Vnesite ime za kategorijo, na primer »Konferenčna soba 1« ali »Konferenčna soba v preddverju«. Preimenujte dodatne barvne kategorije, eno za vsako konferenčno sobo. Kliknite "V redu."

4. korak

V besedilno polje Zadeva vnesite naslov sestanka ali dogodka. V besedilno polje Lokacija vnesite ime ali številko konferenčne sobe. Vnesite dan in čas začetka uporabe konferenčne sobe ter čas do konca uporabe. Če potrebujete konferenčno sobo za več dni, lahko spremenite tudi končni datum.

5. korak

V glavno okno vnesite podrobnosti sestanka, načrtovanega v konferenčni sobi. Lahko vključite opis sestanka in seznam udeležencev.

6. korak

Na traku kliknite »Kategorija« in kliknite konferenčno sobo, v kateri bo sestanek. Ta barva kodira sestanek na koledarju in zlahka razlikuje med več konferenčnimi sobami, ki se uporabljajo hkrati.

7. korak

Kliknite »Shrani in zapri«, da zaprete dogodek v konferenčni sobi in se vrnete na koledar.