Kako načrtovati dopust v Outlooku
S programom Microsoft Outlook 2013 lahko na svojem koledarju odklenete dopust tako, da rezervirate sestanek pri sebi. Če vaša pisarna uporablja Microsoft Exchange, lahko prilagodite sporočila s samodejnim odgovorom, ki bodo namenjena samo ljudem v vaši organizaciji, medtem ko boste pošiljali drugačna sporočila vsem drugim, ki vam pošljejo e-pošto, ko vas ni. Če ne uporabljate Exchangea, lahko še vedno pošiljate samodejne odgovore na sporočila iz Outlooka, vendar boste morali pustiti računalnik prižgan, ko vas ni.
Čas rezervacije v vašem koledarju
1. korak
Odprite koledar v programu Outlook 2013, povlecite kazalec čez dneve, ko boste na dopustu, in z desno miškino tipko kliknite označeni blok časa. Lahko pa preprosto kliknete gumb »Nov termin« in v ustrezne menije vnesete začetni in končni čas.
2. korak
Vnesite "Počitnice!" ali drug primeren naslov za vaš prosti čas v polju "Zadeva". Po želji vnesite lokacijo v polje "Lokacija". "Havaji" vedno deluje dobro, tudi če ostanete doma en teden in gledate Netflix.
3. korak
Kliknite polje »Pokaži kot« v skupini Možnosti pod zavihkom Sestanek in izberite »Odsoten«, da bodo vsi, ki imajo dostop do vašega koledarja, videli, kdaj vas ni. Kliknite »Shrani in zapri«, da dokončate svoje počitniške načrte – vsaj kar zadeva Outlookov koledar.
Samodejni odgovori z izmenjavo
1. korak
Kliknite meni »Datoteka« v programu Outlook 2013 in izberite »Samodejni odgovori (Zven pisarne)«. Če ta možnost ni na voljo, nimate računa Microsoft Exchange. Odpre se okno za samodejne odgovore.
2. korak
Kliknite možnost »Pošlji samodejne odgovore«. Upoštevajte, da je izbran zavihek »V moji organizaciji«.
3. korak
Kliknite veliko besedilno polje in vnesite sporočilo, ki ga želite poslati komur koli v vaši organizaciji, ko ste odsotni. To mora običajno vključevati datum, ko se vračate. Če vas nekdo pokriva, medtem ko vas ni, lahko vključite kontaktne podatke te osebe ali po želji svoje kontaktne podatke za nujne primere. Uporabite možnosti oblikovanja nad besedilnim poljem, da prilagodite oblikovanje, tako kot bi to storili za vsako e-poštno sporočilo.
4. korak
Kliknite zavihek »Zunaj moje organizacije«, če želite, da Outlook samodejno odgovarja tudi ljudem, ki ne delajo v vašem podjetju. Kliknite možnost »Samodejni odgovor osebam zunaj moje organizacije«. Izberite možnost »Samo moji stiki« ali »Vsakdo zunaj moje organizacije«. Besedilo, ki ste ga uporabili za samodejne odgovore v vaši organizaciji, se samodejno prikaže v besedilnem polju sporočila. Po želji uredite to sporočilo ali ga izbrišite in napišite drugo sporočilo.
5. korak
Kliknite menija »Začetni čas« in »Končni čas«, da izberete datum in uro, ko boste odšli na dopust, in kdaj se boste vrnili v pisarno. Outlook bo v tem časovnem obdobju poslal vaš samodejni odgovor.
6. korak
Izklopite samodejne odgovore, če se vrnete predčasno, tako da kliknete meni »Datoteka« in nato kliknete gumb »Izklopi« pod možnostjo samodejnih odgovorov.
Samodejni odgovori brez izmenjave
1. korak
Kliknite gumb »Nova e-pošta« v programu Outlook 2013. V vrstico »Zadeva« vnesite ustrezen naslov, na primer »Odsoten ta teden«, nato vnesite sporočilo o odsotnosti v polje »Sporočilo«.
2. korak
V meniju Datoteka izberite »Shrani kot«. Kliknite meni »Shrani kot vrsto« in izberite »Predloga programa Outlook«. Privzeto je naslov datoteke enak vaši zadevi, vendar ga lahko po potrebi spremenite. Kliknite gumb "Shrani".
3. korak
Kliknite gumb "Pravila", ki se nahaja na zavihku Domov na traku. V spustnem meniju izberite »Upravljanje pravil in opozoril«. Odpre se okno Pravila in opozorila.
4. korak
Kliknite gumb "Novo pravilo". S tem se odpre čarovnik za nova pravila. Kliknite možnost »Uporabi pravila za sporočila, ki jih prejmem« v razdelku Začni s praznim pravilom. Kliknite »Naprej«. Prikaže se seznam možnosti za filtriranje, kdo naj ali ne sme prejeti vašega sporočila o odsotnosti. Na primer, lahko določite, da se sporočilo pošlje samo sporočilom, ko je vaše ime v polju »Za« in ne v polju »CC«, ali pa lahko določite, da se odgovor pošlje samo sporočilom z veliko pomembnostjo.
5. korak
Izberite možnosti, da določite, kdo prejme samodejni odgovor ali ne. Če pustite možnosti prazne, se samodejni odgovor pošlje vsem, ki vam pošljejo e-pošto. Kliknite "Naprej."
6. korak
Kliknite možnost »Odgovori z uporabo posebne predloge« v razdelku 1. korak in nato kliknite povezavo »določena predloga« v razdelku 2. korak. Odpre se navigacijsko okno. Kliknite meni »Poišči« in izberite »Uporabniške predloge v datotečnem sistemu« ter nato dvokliknite predlogo sporočila za samodejni odgovor, ki ste jo ustvarili pred nekaj minutami.
7. korak
Kliknite gumb "Naprej", preglejte svoje izbire in znova kliknite "Naprej". Kliknite »Dokončaj«. Pustite, da se Outlook izvaja v vašem računalniku. Če računalnik preide v stanje spanja, se izklopi ali če je Outlook zaprt, sporočilo s samodejnim odgovorom ne bo poslano nikomur.
8. korak
Tapnite ikono »Iskanje« na začetnem zaslonu sistema Windows 8.1, vnesite »spanje« in izberite »Nastavitve napajanja in spanja«. Kliknite meni »Spanje« in izberite »Nikoli«. Na prenosnem računalniku je to na voljo samo v meniju »Ko je priključen, nato izklopi«.
9. korak
Ko se vrnete z dopusta, izklopite samodejni odgovor tako, da se vrnete na možnost »Upravljanje pravil in opozoril« na gumbu Pravila. Kliknite kljukico poleg pravila, da onemogočite samodejni odgovor, in kliknite »Uporabi«. Ne pozabite vrniti nastavitve spanja računalnika v normalno stanje.
Nasvet
Če vaša pisarna uporablja Microsoft Exchange, lahko sodelavca določite za pooblaščenca za svojo e-pošto in koledar, ko vas ni. Kliknite zavihek Outlook 2013 »Datoteka«, izberite »Nastavitve računa«, kliknite »Pooblasti dostop« in nato kliknite »Dodaj«. Vnesite ime svojega sodelavca, ga izberite in kliknite »Dodaj«. Nato lahko v pogovornem oknu Dovoljenja za pooblaščenca določite, kaj lahko stori pooblaščenec, na primer sprejme srečanja v vašem imenu. Vaš pooblaščenec lahko nato dostopa do vašega računa.