Kako filtrirati e-pošto v Outlooku

Zaseden e-poštni predal se lahko kmalu napolni z mešanico nujnih in pomembnih ali popolnoma nepomembnih in trivialnih sporočil. Eden od načinov za ločitev e-poštnega zrna od plev je nastavitev pravil, ki samodejno filtrirajo sporočila v različne mape, ko prispejo v vašo mapo »Prejeto«. Outlook ponuja številne možnosti pravil za filtriranje sporočil po ključnih besedah, pošiljatelju, zadevi, računu ali naslovnem polju. Eno najpogosteje uporabljenih pravil filtriranja preusmeri e-poštna sporočila določene osebe ali skupine ljudi – na primer vašega šefa, stranke ali članov projektne skupine – iz mape »Prejeto« v namensko mapo. Uporabite funkcijo Pravila in opozorila v programu Outlook 2013 za samodejno filtriranje in organiziranje e-pošte.

1. korak

Kliknite zavihek »Datoteka« na traku glavnega menija na katerem koli zaslonu v Outlooku.

2. korak

Izberite gumb »Upravljanje pravil in opozoril« na zaslonu z informacijami.

3. korak

V pogovornem oknu Pravila in opozorila kliknite gumb »Novo pravilo«. V tem pogovornem oknu lahko tudi spremenite nastavitve za obstoječa pravila.

4. korak

Na seznamu v razdelku »Izberite predlogo« v pogovornem oknu čarovnika za pravila izberite želeno predlogo pravila. Outlook ponuja predloge pravil, ki pokrivajo številne naloge filtriranja e-pošte. Eno najpogosteje uporabljenih pravil filtrira sporočila osebe ali skupine ljudi v določeno mapo. Izberite »Premakni sporočila od nekoga v mapo« in nato kliknite podčrtano povezavo »osebe ali javna skupina« v podoknu z opisom pravila.

5. korak

Dvokliknite vsak stik v Outlookovem imeniku, da ga dodate v polje »Od«. Kliknite gumb "V redu".

6. korak

Kliknite povezavo »določena« mapa v podoknu z opisom pravil v pogovornem oknu čarovnika za pravila.

7. korak

Kliknite, da izberete Outlookovo mapo, ki jo želite uporabiti za shranjevanje sporočil, filtriranih po pravilu. V podoknu »Izberite mapo:« so prikazane vse razpoložljive Outlookove mape. Kliknite gumb "V redu".

8. korak

Preglejte nastavitve pravil. S klikom na te povezave v podoknu z opisom pravila lahko dodate ali odstranite osebe ali spremenite cilj mape. Kliknite »Naprej«, ko ste pripravljeni nadaljevati.

9. korak

Kliknite, da izberete druge pogoje, ki jih želite vključiti v pravilo; če na primer omogočite potrditveno polje »poslano samo meni«, pomeni, da bo Outlook uporabil pravilo samo za e-poštna sporočila, poslana samo vam.

10. korak

Izberite morebitne izjeme od svojega pravila; če na primer izberete »razen če je poslano samo meni«, pomeni, da Outlook ne bo upošteval pravila za e-poštna sporočila, poslana samo vam. Številne izjeme in pogoji vključujejo nastavljiva dejanja. Če na primer izberete izjemo »razen če predmet vsebuje določene besede«, kliknite podčrtano povezavo »določene besede« in izberite besede, ki jih želite dodati pravilu. Kliknite gumb "Naprej".

11. korak

V ustrezno polje vnesite ime pravila. Kliknite, da izberete »Zaženi to pravilo zdaj za sporočila, ki so že v mapi »Prejeto««, če želite uporabiti pravilo za vsa obstoječa sporočila v mapi »Prejeto«. Kliknite gumb "Dokončaj", da dokončate nastavitev in zaprete čarovnika za pravila.

12. korak

Izberite »Uporabi« in nato »V redu«, da implementirate pravilo in zapustite pogovorno okno Pravila in opozorila.

Nasvet

Outlook ponuja tudi možnost filtra, ki vam pomaga pri iskanju sporočil po e-pošti na podlagi določenih meril, kot so datum prejema, status pomembnosti ali ali je imelo prilogo. Kliknite zavihek »Domov«, kliknite »Filtriraj e-pošto« v skupini orodij za iskanje in nato na spustnem seznamu izberite želeni iskalni filter za e-pošto.

Filter neželene e-pošte v Outlooku samodejno premakne domnevna neželena sporočila v mapo Neželena e-pošta. Te nastavitve lahko prilagodite tako, da blokirate pošiljatelje ali jih dodate na varen seznam. Pojdite na »Domov«, »Neželeno« in nato »Možnosti neželene e-pošte«, da preverite in spremenite Outlookove nastavitve neželene e-pošte.