Kako vzdrževati elektronske in tiskane arhivske sisteme
Kartotečni sistem je metoda organiziranja papirologije in dokumentov za shranjevanje. Hrani se omara ali škatla, v kateri so papirnate različice dokumentov, medtem ko elektronski sistem hrani podatke na računalniku. Ti podatki so lahko e-poštna sporočila ali skenirana dokumentacija. Ko je sistem vzpostavljen, je pomembno, da se vzdržuje, tako da ostane v redu z rednim dodajanjem posodobljenih informacij. Za vzdrževanje sistema boste morali ustvariti postopek za uporabo obeh sistemov.
Vložitev tiskane kopije
1. korak
Označite vsako mapo, datoteko in predal ali škatlo. Naslov mora vključevati predmet dokumentacije in datum začetka dokumentacije. Na primer "Prejemki junij 2010 - danes" ali "Mapa kadrovskih virov februar 2008."
2. korak
Ustvarite nove mape, datoteke in predale ali škatle, ko imate novo kategorijo papirologije, ki jo želite shraniti, ali ko so starejše mape, datoteke in predali polni. Za razlikovanje med leti ali meseci uporabite barvno kodiranje.
3. korak
Dodajte nove dokumente v najbolj ustrezno mapo ali predal. Naključno zlaganje dokumentov v mape bo uničilo arhivski sistem, saj bodo informacije iskali na napačnem mestu. Če sistem dokumente razvrsti po abecedi, nadaljujte s tem postopkom, namesto da preklopite na drugo obliko.
4. korak
Vsako leto odstranite stare, nepotrebne dokumente. Ko boste še naprej dodajali datoteke, bodo nekatere informacije postale nepomembne in zastarele. Razrežite ga in sprostite dodaten prostor za shranjevanje.
Elektronska vložitev
1. korak
Ustvarite mape ali imenike v računalniku. Podatke redno konsolidirajte, da ne bodo neurejeni. Imeti več omrežnih pogonov ali več map, ki vsebujejo podobne informacije, ni učinkovit način organiziranja podatkov.
2. korak
Redno varnostno kopirajte podatke. Za to uporabite DVD-je, pogon USB, zunanji trdi disk ali zunanje podjetje. To ščiti podatke pred izgubo.
3. korak
Zavarujte podatke tako, da zaklenete vsako datoteko, omogočite dostop pooblaščenim uporabnikom ali dodate geslo ob odpiranju datoteke. To preprečuje zlorabo podatkov, goljufije ali nepooblaščen dostop. Poleg tega ste lahko prepričani, da ga uporabljajo samo ljudje, ki vedo, kako sistem deluje.
4. korak
Napiši postopek za uporabo elektronske zbirke podatkov. Vključite navodila po korakih za iskanje, referenco, kategorizacijo in arhiviranje podatkov, tako da vsak uporabnik upravlja sistem na enak način. Posodabljajte ga, če izboljšujete sistem, da preprečite zmedo med uporabniki.
5. korak
Pregledajte sistem arhiviranja vsaki dve leti. Preverite, ali dobro deluje - to je mogoče določiti s tem, kako učinkovito je arhiviranje, kako preprosto je najti podatke in kako organizirano je. Izbrišite tudi neželene datoteke in zmanjšajte elektronsko zmešnjavo.
Nasvet
Organizirajte dan skupinskega usposabljanja, da pojasnite, kako deluje vsak sistem za shranjevanje, da ga je mogoče dnevno upravljati in vzdrževati.
Prosite za povratne informacije o tem, kako razviti arhivski sistem, da bo uporabniku prijaznejši ali bolje organiziran.