Kako organizirati zapisnike sestankov z Wordom
Če mislite, da je "odbor organ, ki si zapisuje zapisnike in zapravlja ure," potem ste v družbi desetin bralcev od vsaj leta 1934 do danes.
V resničnem svetu pa bi vam vodenje zapisnikov pomagalo prihraniti ure -- ure, ki ste jih zapravili, ko ste se poskušali spomniti, kdo je kaj odločil, kdaj in zakaj. Ko je vaša naloga pisanje in vzdrževanje zapisnika za organizacijo, najprej določite, katere elemente mora vaš zapisnik vsebovati, nato pa poiščite ali ustvarite predlogo, ki vključuje te elemente.
Zakaj so minute pomembne
Zapisniki sestankov zagotavljajo preglednost pri odločanju vaše organizacije in služijo kot pomemben zapis odločitev, ki jih sprejme skupina. Prav tako poskrbijo, da so člani odgovorni, tako da jasno navedejo vsa dejanja, ki so jih člani sprejeli. Sčasoma so vir za zgodovino organizacije, pomagajo novim članom, da se hitreje seznanijo s težavami in odločitvami ter zagotavljajo okno v rast organizacije. Zapisnik je lahko jedrnat povzetek ali podroben obračun, odvisno od kompleksnosti in osredotočenosti vaše organizacije.
Elementi efektivnih minut
Ne glede na velikost vaše organizacije ali število ljudi na vašem sestanku je najmanjša količina informacij, ki jih mora vsebovati zapisnik sestanka:
- Datum, čas in seznam udeležencev
- Posodobitev/povzetek zapisnika prejšnjega sestanka
- Dnevni red sestanka
- Evidenca vseh odločitev ali glasovanj
- Jasna navedba morebitnih elementov dejanja ali "narediti"
Če vaša organizacija potrebuje natančno odgovornost in podrobne zapisnike, Robertova pravila reda, ki jih organizacije običajno uporabljajo kot vodilo za vodenje sestankov, opredeljujejo pomembne elemente in oblike zapisnikov.
Uporaba Wordovih predlog
Word ponuja vrsto predlog za zapisnike sestankov.
1. korak:Poiščite predlogo Wordovih minut.
Izberite Datoteka in nato Novo . Vnesite "minute" kot iskalni izraz in pritisnite Enter . To iskanje vrne nekaj deset predlog, od katerih jih je 12 specifičnih za sestanke, nekatere so označene kot "formalne", nekatere "neformalne" in nekatere specifične za organizacije, kot so PTA. Za zapisnike sestankov zožite iskanje tako, da izberete Sestanek v desni stranski vrstici.
Za namene tega primera kliknite Zapisnik uradnega sestanka da razmislite o najbolj robustnem naboru elementov, ki jih želite vključiti, in nato kliknite Ustvari gumb za zagon Wordovega dokumenta, ki temelji na tej predlogi.
2. korak:Zagotovite, da predloga vključuje vsebino, ki jo potrebujete.
Analizirajte predlogo in razmislite o elementih, ki jih je treba vključiti glede na potrebe vaše organizacije. Za bolj sproščeno druženje lahko na primer zamenjate Klic po naročilu razdelek z bolj neformalnim razdelkom, ki vključuje samo datum, lokacijo in uro sestanka, ali nadomestite Poimensko razdelek s preprostim seznamom udeležencev.
3. korak:Zamenjajte polja nadomestnih oznak s svojimi podatki.
Zamenjajte besedilna polja z vsebino, ki je pomembna za vašo organizacijo, tako da dvokliknete besedilo nadomestnega znaka in vnesete svojo vsebino. Kliknite na primer element seznama Odprta težava/povzetek razprave in vnesite svoje besedilo.
Številne predloge, vključno s to, vsebujejo polja za podatke, kot so ime organizacije, uradniki ali nekateri skupni elementi. Ko vnesete besedilo v polje, to besedilo izpolni vse primerke polja – na primer »Ime sekretarja« je polje, ki po vnosu »Benjamin Franklin« izpolni vse druge primerke tega polja.
4. korak:Posnemite razprave in odločitve na sestanku.
Za vsako točko podrobno opišite pomembne točke razprave ter končno odločitev ali potrebno dejanje. Razmislite o uporabi podnaslovov, kot sta »Razprava« in »Dejanje«, da zagotovite, da boste obravnavali bistvene točke.
Nasvet
Večina predlog uporablja Wordove sloge. Na primer, za oštevilčene postavke pod odprtimi vprašanji in novim poslom je uporabljena številka seznama. Kliknite Enter za temi vrsticami doda še eno vrstico Številka seznama. Če želite dodati vsebino pod element, ne da bi dodali še en oštevilčen element, spremenite slog v Normal v skupini Slogi in povečajte zamik z Povečaj zamik gumb v skupini Odstavek.
Ustvarjanje lastne predloge za minute
Medtem ko je uporaba že pripravljene predloge verjetno hitrejša, lahko namesto tega ustvarite lastno predlogo zapisnika sestanka in jo nato znova uporabite za vsak sestanek.
1. korak:Ustvarite nov Wordov dokument in dodajte naslov.
Odprite Wordov dokument, izberite Naslov 1 iz skupine Slogi na zavihku Domov in vnesite ime svoje organizacije.
2. korak:Ustvarite ogradne oznake za primarne razdelke.
Dodajte ogradne oznake za svoje primarne razdelke in uporabite Naslov 2 po želji. Ti razdelki morajo odražati zahteve vaše organizacije in morajo biti dosledni od sestanka do sestanka.
Po potrebi uporabite Wordove sloge. Če želite za postavke dnevnega reda uporabiti slog, na primer slog označenega seznama, odprite Slogi stranski vrstici s klikom na ikono puščice v skupini Slogi ter poiščite in izberite slog.
Nasvet
Shranite svoj dokument kot predlogo, bodisi potem, ko ste ustvarili svoje primarne odseke ali potem, ko ste dodali nekatere druge pogoste podatke, kot so udeleženci ali uradniki. Če želite dokument shraniti kot predlogo, izberite Datoteka , Shrani kot in nato Računalnik da ga shranite v svoj računalnik namesto v oblak ali strežnik. Pobrskajte na poljubno priročno mesto -- ni pomembno, v katero mapo ga shranite, ker shranjevanje kot predlogo preglasi izbrano mapo.
V spustnem meniju Shrani kot vrsto izberite Word Template (*.dotx) da jo shranite kot datoteko DOTX ali predlogo. Word ga samodejno shrani v mapo Custom Office Templates. Če jo želite uporabiti pozneje, izberite Datoteka , Novo in nato kliknite Osebno za dostop do lastnih predlog po meri.
3. korak:Posnemite dogodke vašega sestanka.
Pod vsak razdelek vnesite podrobnosti. Obravnavajte katero koli točko, izpostavljeno med razpravo na sestanku, ki bi pomagala razjasniti odločitve, če bi vaš odbor ali drugi morali ponovno pregledati ali razumeti zgodovino vaše organizacije.
En sam način za organiziranje minut ni. V tem primeru smo dnevni red ločili od razprave, vendar bi lahko ta dva elementa namesto tega združili.
Nasvet
Pritisk Enter po stilizirani črti običajno nadaljuje isti slog, odvisno od lastnosti sloga. Za hitro vrnitev na privzeto Normalno pritisnite Enter dvakrat.