Kako uporabljati Excel za usklajevanje računov GL
Mesečna uskladitev bilančnih računov je edini način za zagotovitev, da so finančni podatki podjetja pravilno evidentirani v računovodskih knjigah. Usklajevanje bilančnega računa ščiti podjetje pred poročanjem o napakah v računovodskih izkazih podjetja, kar lahko povzroči napake pri pripravi zvezne davčne napovedi podjetja. Mnogi računovodje ustvarijo preglednice Microsoft Excel za pomoč pri usklajevanju računov glavne knjige (GL) z zunanjo dokumentacijo.
1. korak
Vnesite ime računa glavne knjige in številko računa glavne knjige na vrhu preglednice Excel. Imena in številke lahko vnesete neposredno v celice v Excelu in programska oprema bo pravilno oblikovala vnose.
2. korak
Pod imenom in številko GL vnesite mesec in leto, ki ju želite uskladiti.
3. korak
Vnesite "Končno stanje na GL" v prvi stolpec preglednice nekaj vrstic pod naslovom.
4. korak
Vnesite končni znesek iz računa glavne knjige v drugi stolpec preglednice v isto vrstico kot oznaka »Končno stanje na GL«.
5. korak
Vnesite »Končno stanje na (izvorni dokument)« v prvi stolpec preglednice pod vrstico, ki vsebuje »Končno stanje na GL«. Primeri izvornih dokumentov vključujejo poročila o terjatvah, poročila o obveznostih in sezname sredstev.
6. korak
Vnesite končno stanje na izvorni dokument za ta račun glavne knjige v drugi stolpec preglednice v isto vrstico kot oznaka »Končno stanje na (izvorni dokument)«.
7. korak
V naslednjo vrstico prvega stolpca vnesite "Razlika".
8. korak
Ustvarite izračun v drugem stolpcu poleg oznake "Razlika", ki odšteje skupno vrednost izvornega dokumenta od stanja končne glavne knjige. To je znesek, ki ga je treba uskladiti.
9. korak
Pod črto razlike ustvarite razdelek z imenom »Usklajevanje postavk«.
10. korak
Navedite vsak element, ki ustvarja usklajevalno razliko, v razdelku za usklajevalne postavke. Vključite razlago vsake postavke in znesek postavke. Primer postavke za usklajevanje je lahko plačilo na računu, ki je bilo knjiženo na bančni račun, vendar ni knjiženo na račun stranke.
11. korak
Ustvarite izračun na koncu razdelka Usklajevalne postavke, ki sešteje skupno količino usklajevalnih postavk. Ko je skupna vsota postavk za usklajevanje enaka skupni vsoti "Razlike", ste pravilno uskladili račun.
Nasvet
Najbolje je, da račune GL uskladite pred zaključkom obračunskega meseca, da lahko v ustreznem mesecu izvedete vse potrebne popravke računovodskih podatkov.
Če niste prepričani, kako ustvariti preglednice za usklajevanje v Excelu, razmislite o najemanju računovodskega strokovnjaka, ki vam bo pomagal pri nastavitvi.