Kako pripraviti glavno knjigo v preglednici Microsoft Excel?
Microsoft Excel je programski paket za finančne preglednice, ki lahko spremlja prihodke, odhodke in drugo. Če potrebujete malo pomoči pri ustvarjanju formul, strani in finih točk Excela, lahko razmislite o prenosu brezplačne predloge Excelovega lista glavne knjige. Predloge poenostavljajo vnose, vendar jih nekaj vključuje formule za vodenje tekoče vsote.
1. korak
Prenesite razpoložljivo predlogo glavne knjige Excel z enega od brezplačnih spletnih mest. Predloga bi morala delovati v vseh različicah Excela. Glavna knjiga je evidenca transakcij vsakega računa v vašem računovodskem sistemu. Ker uporaba glavne knjige in ustreznih računovodskih tehnik zahteva uporabo dvostavnega računovodstva, vsaka vnesena transakcija vpliva na dva računa.
2. korak
Kliknite celico tik nad "1" in levo od "A." To bo označilo celotno stran na listu glavne knjige. Držite tipki "CTRL" in "C", da kopirate list. Kliknite gumb "Vstavi" v zgornji menijski vrstici in se pomaknite navzdol do gumba "Delovni list", nato kliknite. Kliknite celico v zgornjem levem kotu nad "1" in levo od "A" na novem delovnem listu ter držite tipki "CTRL" in "V", da prilepite predlogo glavne knjige na drug list. V tej predlogi je prostor za vnos transakcij glavne knjige za devet različnih računov.
3. korak
Ustvarite vsaj pet enakih listov, kar vam daje skupno 45 različnih računov, ki jim lahko sledite. Prvi list naj bo za čekovne, varčevalne ali plačne račune; poimenujte ga "Bančni računi." Naslov ustvarite tako, da z desno miškino tipko kliknete zavihek v spodnjem levem kotu z oznako »List 1« in izberete gumb »Preimenuj«. Drugi list naj bo za račune "Prihodki". Ti bi vključevali prihodke od prodaje, prihodke od storitev in povračila izplačanih honorarjev.
Tretji list naj bo za račune "Stroški". To bi vključevalo plačane najemnine, komunalne storitve, delo in licence ali davke. Četrti list mora biti za račune "Lastniški kapital", vključno z začetno naložbo za ustanovitev podjetja, morebitnimi žrebanji za lastnika in morebitnimi ponovnimi naložbami v podjetje. Na koncu naj bo peti list za "Obveznosti", vključno s posojili za zgradbe, vozila, opremo in kreditne kartice.
4. korak
Ustvarite dodatne liste za področja, ki imajo v sebi več kot devet računov. Če ima katera od kategorij po naključju več kot devet računov, na primer »Stroški«, ustvarite še enega ali dva lista in ju preimenujte v »Stroški 2« in »Stroški 3«. Vsakemu računu, ki ga ustvarite, je treba dodeliti številko. Običajno se bodo vsi bančni računi začeli z 10--, računi prihodkov z 20--, računi odhodkov s 30--, računi kapitala s 40-- in računi obveznosti s 50--.
5. korak
Upoštevajte stolpce na vsakem vnosu glavne knjige. Stolpca z datumom in opisom sta samoumevna. "Post Ref." stolpec je za vnos številke drugega računa, na katerega vpliva transakcija v vrstici. Preostali stolpci so »Debet«, »Kredit« in »Stanje«.
6. korak
Večino časa bremenitev računa doda denar na ta račun, dobropis pa odstrani denar z računa. Za vsako bremenitev mora obstajati dobropis. Drugi način razmišljanja o tem je:obremenitev je "kar imaš", dobropis pa "od kod je".
Na primer, za svoj račun za elektriko plačate 400 USD. Plačate ga s čekom vašega podjetja. Vprašajte se, kaj ste dobili? Dobili ste elektriko v vrednosti 400 USD, zato bremenite račun komunalnih storitev (#3010) za 400 USD. Zdaj se vprašajte, od kod prihaja? Prišlo je z vašega tekočega računa, zato na bančni račun (#1010) pripišite 400 USD.
Na računu za komunalne storitve vnesite #1010 za objavo, na bančnem računu pa #3010 za številko računa.