Kako poslati z geslom zaščiten dokument po e-pošti

Pošiljanje z geslom zaščitenega dokumenta nekomu po e-pošti zahteva nekaj premisleka in načrtovanja. Dokument z omogočenim geslom bi moral biti prvi korak za popolno varnost. Pošljite občutljive podatke ljudem, ki jim zaupate podatke, ali tistim, ki "morajo vedeti". Prejemnika izberite pametno, saj bo nekdo, ki ga poznate, podatke varoval in posredoval le tistim, ki jih potrebujejo. Vključite te korake kot del svoje rutine za omejevanje dostopa do vaših zasebnih podatkov.

1. korak

Napišite nov dokument z vašimi zasebnimi podatki v datoteki Word ali Excel. Lahko pa podatke kopirate in prilepite v dokument. Kopirajte in prilepite tako, da označite besedilo v izvirnem dokumentu, nato v glavnem meniju kliknete »Uredi« in nato »Kopiraj«. V novem dokumentu z miško postavite kazalec na mesto, kjer želite, da se prikaže besedilo, kliknite »Uredi« in nato »Prilepi«.

2. korak

Shranite dokument, ki ga nameravate poslati po e-pošti, tako da v glavnem meniju kliknete »Datoteka« in izberete »Shrani kot«. Pojavilo se bo pogovorno okno, v katerem lahko datoteki daste ime. Vnesite ime in dodajte začetnice prejemnika, da boste pozneje zlahka prepoznali datoteko, zaščiteno z geslom.

3. korak

Datoteko zavarujte tako, da v glavnem meniju kliknete »Orodja«, nato »Možnosti« in kliknete zavihek »Varnost«. V polje »Geslo za odpiranje« vnesite geslo in ga nato znova vnesite v drugo polje za potrditev. Najboljša gesla so dolga vsaj osem znakov in uporabljajo kombinacijo velikih in malih črk, številk in simbolov, ki jih lahko dodate tako, da premaknete eno od številk v številski vrstici na tipkovnici.

4. korak

Napišite e-poštno sporočilo prejemniku in priložite dokument, ki vsebuje občutljive podatke. Obvestite prejemnika, da je dokument zaščiten z geslom in da mu boste posredovali geslo. Gesla ne vpišite v isto e-pošto, v kateri je dokument, zaščiten z geslom. Pokličite prejemnika, da zagotovi geslo, če imate telefonsko številko, ali pošljite ločeno e-pošto z geslom. Ne navedite, kako boste stopili v stik s prejemnikom, in pustite zadevo prazno, če pošljete geslo po e-pošti.

5. korak

Izbrišite dokumente, zaščitene z geslom, iz računalnika, ko ste prepričani, da je pravi prejemnik prejel svojo kopijo. Če mora prejemnik spremeniti ali spremeniti dokument, zaščiten z geslom, boste morali zagotoviti navodila za odstranitev gesla; glejte tretji korak.

Nasvet

Za dodatno mero varnosti lahko svoj dokument, šifriran z geslom, stisnete v datoteko WinRAR ali WinZip, ki sta prav tako lahko zaščiteni z geslom, in ga pošljete po e-pošti. Za več informacij glejte datoteko pomoči WinRAR ali WinZip.