Prednosti sistema za upravljanje datotek
Ko se vaše podjetje premika v dobo digitalne distribucije, se boste morali odločiti, ali želite preklopiti s papirnega sistema za arhiviranje na digitalni sistem za upravljanje datotek. Medtem ko se sprememba na povsem računalniško podprt sistem arhiviranja morda zdi zastrašujoča, so velike prednosti digitalnega sistema arhiviranja mnoge spodbudile k prehodu.
Znižani stroški
Zaradi stroškov najema nepremičnine za shranjevanje dokumentacije se digitalna arhiva začne povrniti sama od sebe takoj, ko je uvedena. Ker ni fizične dokumentacije, so stroški obdelave in prenosa dokumentov sem in tja močno zmanjšani. To tudi omogoča, da se dokumenti, ki morajo biti shranjeni kot papir, vložijo na manjše in cenejše lokacije.
Zeleno
Zmanjšanje ogljičnega odtisa vašega podjetja je lahko pomemben dejavnik pri doseganju današnje zelene potrošniške baze. Lahko močno izboljša podobo podjetja, omogoči davčne ugodnosti in zniža stroške dobave. Digitalni arhivski sistem lahko pozitivno spremeni celotno osnovo podjetja, prehod na "bolj zelen" sistem pa lahko ponudi veliko priložnosti za oglaševanje.
Bolj gladek potek dela
Pridobivanje tiskanih kopij dokumentov, vloženih in fizično shranjenih, je lahko dolgotrajen postopek, ki je izpostavljen človeškim napakam, varnostnim težavam in fizični izgubi. To ne velja za digitalni sistem. V nekaj trenutkih je dokument dostopen na mizi posameznika, ki ga potrebuje. Posledica tega je krajše delovno obdobje, kar omogoča hitrejši napredek in več časa za razvoj projektov.
Višja varnost
Medtem ko lahko tradicionalni sistem za arhiviranje v papirni obliki odpre in si ga ogleda vsakdo, ki ima dostop do njega, lahko sistem za digitalno arhiviranje zagotovi različne ravni zaščite, ki lahko dokumente ohranijo zaupne. Z uporabo gesel, določenih map za različne uporabnike, šifriranja podatkov in revizijskih sledi, ki vam omogočajo vodenje evidence o tem, kdo je dostopal do katerih datotek in kdaj, lahko sistem za upravljanje datotek ohranja vaše dokumente veliko bolj varne.
Zanesljivo arhiviranje
Papirni dokumenti in datoteke se lahko uničijo zaradi prekomernega ravnanja, požara, poplav in drugih naravnih nesreč. Ker so podatki lahko shranjeni na strežnikih kjer koli na svetu, lahko svoje poslovne dokumente varno arhivirate, ne da bi se morali obremenjevati z morebitno materialno škodo. Svoje arhivirane podatke lahko naredite tudi prenosljive, tako da uporabite stvari, kot so snemljivi trdi diski, ključki USB in CD-ji.