Kako ustvarim zbirko podatkov Microsoft Word?
Microsoft Word ima funkcijo spajanja dokumentov, ki povezuje Wordov dokument z informacijami, shranjenimi v podatkovni datoteki, imenovani vir podatkov. Vir podatkov je lahko baza podatkov. Pred združitvijo lahko ustvarite in upravljate bazo podatkov v Wordu. Baza podatkov je shranjena kot datoteka Accessove zbirke podatkov v Wordu.
Nasvet
Spajanja dokumentov dejansko ne boste izvedli, vendar morate izbrati vrsto dokumenta za spajanje dokumentov, ki ga izdelujete, preden ustvarite zbirko podatkov.
Postavitev glavnega dokumenta
Odprite prazen Wordov dokument.
Na Pošiljanje kliknite Začni spajanje dokumentov in izberite Imenik. Imenik vrsta dokumenta sporoči Wordu, naj ustvari seznam in uporabi polja iz vira podatkov, kot je zbirka podatkov.
Prilagajanje polj zbirke podatkov
Kliknite Izberi prejemnike in izberite Vnesite nov seznam da odprete Nov seznam naslovov pogovorno okno. Uporabite ga za prilagajanje polj, ki bodo uporabljena v bazi podatkov. Kliknite Prilagodi stolpce. Prilagodi seznam naslovov prikaže se pogovorno okno.
- Če želite odstraniti imena polj, izberite ime polja in kliknite Izbriši in kliknite Da da odstranite ime polja.
- Če želite urediti imena polj, izberite ime polja in kliknite Preimenuj , Preimenuj polje prikaže pogovorno okno, spremenite ime polja in kliknite V redu .
- Če želite dodati dodatna imena polj, kliknite Dodaj , Dodaj polje se prikaže pogovorno okno, vnesite novo ime polja in kliknite V redu .
- Če želite spremeniti vrstni red imen polj, označite ime polja in kliknite Premakni gor ali Premakni navzdol .
Kliknite V redu ko končate. Nov seznam naslovov pogovorno okno prikaže prilagojena imena polj v tabeli.
Vnesite informacije o zbirki podatkov
Vnesite podatke v vsako polje. Za premikanje iz enega polja v drugo uporabite tipko Tab. Kliknite Nov vnos da se premaknete na naslednji zapis v bazi podatkov. Ko vnesete zadnji zapis, ne kliknite Nov vnos da se premaknete na nov zapis.
Preglejte zapise in jih spremenite
- Če želite urediti zapis, označite podatke in vnesite spremembe.
- Če želite poiskati zapis, kliknite Najdi , Najdi vnos se prikaže pogovorno okno, vnesite iskalno besedo(-e) in kliknite Najdi naprej .
- Če želite izbrisati zapis, kliknite kvadratek na levi strani prvega polja in kliknite Izbriši vnos in kliknite Da da odstranite zapis.
Kliknite V redu ko je končano.
Shrani zbirko podatkov in glavni dokument
Shrani seznam naslovov se prikaže pogovorno okno. Izberite, kam želite shraniti datoteko zbirke podatkov, vnesite ime datoteke in kliknite Shrani .
Nasvet
Vnesite samo ime datoteke in Word bo dodal pripono .mdb ter datoteko shranil kot datoteko zbirke podatkov Microsoft Access.
Shranite glavni dokument , prazen imenik, ki se povezuje z bazo podatkov, če se pozneje odločite za spajanje dokumentov. Zaprite glavni dokument in Izhod iz Worda .
Ogled zbirke podatkov
Pomaknite se do datoteke baze podatkov Access in jo odprite. Odpre se Microsoft Access. Kliknite Office_Address_List pod Tabele prikaže se naslov in tabela zbirke podatkov, ki je bila ustvarjena v Wordu.
Vrnitev v zbirko podatkov in urejanje podatkov
Odprite glavni dokument v Wordu. Microsoft Word se prikaže pogovorno okno. Kliknite Da tako lahko glavni dokument pridobi informacije iz baze podatkov. Na Pošiljanje kliknite Uredi seznam prejemnikov. Spajanje dokumentov Prejemniki se prikaže pogovorno okno. Pod naslovom Vir podatkov izberite ime datoteke baze podatkov. Kliknite Uredi in Urejanje vira podatkov se prikaže pogovorno okno. Uredite podatke. Ko končate, kliknite V redu in kliknite Da za posodobitev baze podatkov. V Spajanje dokumentov Prejemniki pogovornem oknu, lahko izboljšate informacije o zbirki podatkov z uporabo Razvrsti , Filter , Poišči dvojnike , Najdi prejemnik in Potrdi naslove možnosti.
Kliknite V redu ko je končano. Zaprite glavni dokument . Kliknite Shrani . Zapri Word .
Nasvet
Imeniško spajanje pošte lahko izvedete v Wordu z uporabo ustvarjene zbirke podatkov in glavnega dokumenta.