Najboljši način za shranjevanje e-pošte iz Outlooka

Medtem ko uporabljate Microsoft Outlook za svoj e-poštni račun, se boste želeli prepričati, da lahko spremljate vsa svoja sporočila in da se lahko nanje obrnete, kadar koli jih potrebujete. Zato je pomembno razumeti, kateri je najboljši način za shranjevanje in shranjevanje e-poštnih sporočil iz računa Outlook.

Mape

Po mnenju Microsofta je najboljša praksa, da obdržite mapo »Prejeto« za sporočila, ki jih morate prebrati in obdelati sami, ter ustvariti druge mape, ki jih lahko uporabite za določene vrste pošte. Ustvarite mapo "1-Reference". Ročno izpustite vsa sporočila, na katera se morate pozneje vrniti ali jih še niste imeli časa prebrati. Pred njim postavite »1«, da bo prikazan tik pod mapo »Prejeto«. Ustvarite druge mape, na primer »Osebno«, da shranite osebna e-poštna sporočila in jih hranite ločeno od službenih. Tako vam ne bo treba skrbeti, da bi vam osebna sporočila sodelavci gledali čez ramo. Ustvarite lahko nabor map za e-poštna sporočila poštnega seznama, tako da so ta sporočila preusmerjena v mapo. Tako vam vaše mape »Prejeto« ni treba napolniti s kopico sporočil, ki jih morda sploh ne boste morali prebrati.

Arhiv

Vse svoje mape nastavite na letno samodejno arhiviranje. Sistem arhiviranja vam omogoča, da shranite pomembna e-poštna sporočila, ne da bi vam bilo treba storiti kar koli. Outlook vas lahko pozove, da odgovorite, ali želite samodejno arhivirati vsa svoja sporočila. Kliknite »Da« in postopek arhiviranja se bo začel. Vaša sporočila so premaknjena iz mape »Prejeto« ali drugih map v mapo »Arhiv«, do katere lahko dostopate kadar koli. Vse vaše mape bodo posnemane v mapi »Arhiv«. Če imate na primer referenčne, osebne in poslovne mape, boste pod »Arhiv« videli iste tri mape.

Funkcija »AutoArchive« v Outlooku je privzeto vklopljena, lahko pa tudi prilagodite sistem arhiviranja. Če želite to narediti, kliknite meni »Orodja«. Kliknite »Možnosti« in kliknite zavihek »Drugo«. Izberite »Samodejno arhiviranje«. Izberite »Zaženi samodejno arhiviranje vsakih n dni« in določite, koliko želite, da je to (na primer vsakih 14 dni). Izberite druge možnosti, ki jih želite spremeniti. Če želite spremembe uporabiti za vse svoje mape, izberite "Uporabi te nastavitve za vse mape."