Prednosti in slabosti pisarniške avtomatizacije

Avtomatizacija pisarn danes pomeni veliko več kot le pisalni stroj in kopirni stroj. Elektronske in digitalne informacije so bistvo sodobne pisarniške avtomatizacije. Lahko je sestavljen iz izključno notranjih računalnikov ali, kar je bolj verjetno, vključuje svetovno digitalno omrežje prek interneta in shrambe v oblaku zunaj spletnega mesta. Ko se premikate skozi 21. stoletje, se boste srečali tako s prednostmi kot s slabostmi pisarniške avtomatizacije v vseh njenih permutacijah.

Prihranite čas in vire podjetja

Od uvedbe pisarniške avtomatizacije je oprema podjetjem omogočila prihranek časa in denarja. Namesto da čakate, da dokument prispe stranki po pošti, ga lahko v nekaj minutah posnamete po faksu. Zdaj sta računalniški napredek in internet omogočila takojšnjo komunikacijo. Kadarkoli prihranite čas, prihranite denar. Niste omejeni z geografskimi omejitvami, prihranite sredstva, ki ste jih porabili za potovanje. Poleg tega, čeprav lahko še vedno izdelujete tiskane kopije številnih dokumentov, vam digitalna shramba omogoča prihranek časa in denarja pri papirju in prostoru za shranjevanje.

Zanesite se na avtomatizacijo za natančnost

Čeprav je res, da je stroj učinkovit le toliko, kolikor so učinkoviti ljudje, ki so ga izdelali, in so informacije, zbrane digitalno, toliko točne, kolikor je točna oseba, ki jih je predložila, ko so hrošče odpravljeni v programih, so neskončno bolj zanesljivi kot ljudje. Obstaja programska oprema za seštevanje številk v preglednicah in proračunih, na primer, ki vedno prikaže pravilno stanje in se ne zanaša na prste knjigovodje na seštevalniku. Predloge je mogoče ustvariti in uporabljati znova in znova, da se izognete napakam v standardni dokumentaciji.

Ko se avtomatizacija pokvari, ste v težavah

Podjetja, ki se pri upravljanju in zagonu svojih informacijskih sistemov zanašajo izključno na avtomatizacijo, lahko zaidejo v paniko, ko prav ti sistemi odpovejo. Stroški popravila ali zamenjave okvarjenega sistema so lahko pretirani. Ne moreš kar vzeti radirke in popraviti. Zaposliti morate tehnike, ki bodo sledili posodobitvam ter okvaram programske in strojne opreme, ali pa imeti zanesljivo storitev, ki jo lahko pokličete v trenutku. Potem imate celotno vprašanje zaupnosti in varnosti. Lahko ohranite poslovne skrivnosti in poveste le nekaj zaupanja vrednim posameznikom, a če podatki pridejo na splet, jih ne morete več vzeti nazaj.

Uporabnikov ni vedno enostavno spremeniti

Ker se pisarniška avtomatizacija še naprej razvija in v svoje sisteme vključujete nove tehnologije, da ostanete konkurenčni in dobičkonosni, je pomanjkljivost ta, da morate prekvalificirati celoten kader uporabnikov. Vsi, od vaše tajnice do referenta za naročila in od vaših strank do prodajalcev, ki dostavljajo vaš izdelek ali storitev, se morajo naučiti novih sistemov. Mnogi ljudje se novih sistemov ne naučijo zlahka, drugi pa so trmasti pri tem, da delajo stvari tako, kot so jih vedno. Torej, medtem ko imate stroške, povezane s preusposabljanjem, imate tudi odnos svojih končnih uporabnikov, s katerimi se morate boriti.