Katere so praktične uporabe Excela?
Excel slovi po uporabi v računovodskih oddelkih, in čeprav so njegove matematične funkcije ključnega pomena za knjigovodstvo, preglednice in grafikoni programa pomagajo pri vsem, od sestavljanja seznama živil do analize znanstvenih zapisov. Prehod iz Worda v Excel za vsakodnevna opravila se morda sprva zdi zastrašujoč, a ko se navadite delati v preglednici, bo Excel veliko poenostavil organizacijo in izračun.
Naredite seznam za dom ali službo
Ena najpreprostejših, a najbolj temeljnih zmožnosti Excela je organiziranje podatkov . Excel se ne more kosati z Microsoft Accessom pri gradnji zapletenih baz podatkov, vendar ima Excel veliko funkcij za vsakodnevno organizacijo in je veliko lažji za uporabo. Če želite narediti seznam, samo vpišite celice, ki jih potrebujete - ne glede na to, ali potrebujete osnovni seznam z živili v dveh stolpcih ali inventar ali katalog vaše celotne knjižnice, Excel pomaga ohranjati vaše podatke na mestu ter omogoča razvrščanje in iskanje.
Za bolj domiselno postavitev brez dodatnega dela začnite s predlogo z iskanjem na strani »Novo« v meniju Datoteka v Excelu 2010 ali 2013. Microsoft ponuja številne brezplačne predloge za izdelavo seznamov, od športnih seznamov do računov do telefonskih imenikov.
Grafirajte svoje podatke v grafikonu
V Excel vnesite vrsto podatkov in program jih lahko samodejno prikaže kot grafikon ali graf. Ko vnesete podatke, jih izberite in na zavihku Vstavi izberite enega od slogov grafikona. Excel 2013 še olajša postopek z »Priporočenimi grafikoni «, ki skenira vaše podatke in si predogleda najbolj ustrezne grafikone.
Za pravilno postavitev podatkov za grafikon je potrebno nekaj vaje. Če želite na primer zgraditi tortni grafikon, uporabite dva stolpca:prvi vsebuje oznake in drugi vsebuje odstotke. Podobno črtni grafikon uporablja samo dva stolpca:enega za oznake in drugega za točke na osi Y. Če vaši podatki vključujejo koordinate X in Y, namesto tega uporabite razpršeni grafikon.
Avtomatizirajte knjigovodstvo s funkcijami
Excelove funkcije avtomatizirajo matematične formule, poenostavijo knjigovodstvo, računovodstvo in drugo sledenje podatkov. Ena najpogostejših funkcij, SUM, sešteva druge celice in ima bližnjico z enim gumbom:izberite skupino celic in pritisnite »Alt-Equals«, da izpolnite vsoto . Nekatere funkcije analizirajo vsebino celic in lahko celo delajo z besedilom. Na primer, EXACT preveri, ali imata dve celici enako vsebino, in vrne »TRUE« ali »FALSE«.
Če želite vnesti funkcijo, vnesite znak enačaja, ime funkcije in odprt oklepaj , nato pa izpolnite njene spremenljivke s klikom na druge celice, da se sklicujete na njihovo vsebino. Za vodeno razlago uporabe katere koli funkcije jo izberite v knjižnici funkcij na zavihku Formule.
Računajte s kompleksnimi formulami
Če želite kar najbolje izkoristiti Excelove funkcije, jih združite v večdelne formule za dokončanje zapletenih izračunov. Skoraj vsak nabor funkcij lahko deluje skupaj. Na primer, dodajte stolpec celic in ga nato zaokrožite na najbližjo stotico tako, da kombinirate SUM in ROUND:=ROUND(SUM(A1:A5), -2) zaokroži vsoto celic od A1 do A5 na dve mesti levo od decimalke, kar ima zaokroženo stotico.
Formule se lahko sklicujejo tudi na druge formule. Ena uporaba je hitro sledenje zaračunavanju in plačilom za vaše podjetje. Seštejte strankine račune v enem stolpcu, seštejte plačila v drugem stolpcu in nato uporabite funkcijo IF za izhod preprostega odgovora:=IF(B10>=A10,"PAID","UNPAID") preveri, ali je vsota plačil v B10 enaka vsoti stroškov v A10 ali jo presega, in v golem besedilu sporoči »PAID« ali »UNPAID«.