Razlike med polji in zapisi v zbirki podatkov
Polja in zapisi so dve osnovni komponenti baze podatkov, ki je organizirana zbirka informacij oziroma podatkov. Izraz "polja" se nanaša na stolpce ali navpične kategorije podatkov; izraz "zapisi" se nanaša na vrstice ali vodoravne skupine edinstvenih podatkov polja. Primere obeh komponent baze podatkov lahko vidimo v starejših, tiskanih bazah podatkov in tudi v sodobnih, računalniško podprtih bazah podatkov.
Struktura baze podatkov
Pogosti primeri baze podatkov so telefonski imenik, knjižnični katalog ali iskalnik maloprodajnega spletnega mesta. Baza podatkov je običajno zgrajena v obliki mreže z vrsticami in stolpci. Na primer, telefonski imenik ima za vsak vnos priimek, ime, naslov in telefonsko številko; te kategorije tvorijo "stolpce" baze podatkov. Vsak vnos v telefonskem imeniku ima edinstveno identifikacijsko kakovost, ki je ime osebe; vsak imenovani vnos v telefonskem imeniku tvori vrstico, ki vsebuje edinstvene podatke v vsakem od teh štirih stolpcev.
Funkcija zbirke podatkov
Baze podatkov so organizirane po poljih in zapisih, tako da je iskanje po njih enostavno. Če želite najti telefonsko številko v imeniku, morate preprosto poiskati ime osebe, ki je edinstveno; ko je ime osebe najdeno, je prava telefonska številka najdena v stolpcu "telefonska številka" v isti vrstici. Večina baz podatkov sledi tem osnovnim organizacijskim in funkcionalnim načelom.
Polje
V primeru telefonskega imenika se štiri podatkovne kategorije priimek, ime, naslov in telefonska številka imenujejo "polja". Polje je ena enota podatkov, ki je edinstvena znotraj vsakega vnosa/vrstice, vendar je splošna kategorija podatkov skupna vsem vnosom. Na primer, "naslov" je polje, ki je skupno vsem imenovanim vnosom v telefonskem imeniku; vendar bo vsebina naslovnega polja edinstvena za vsak imenovani vnos. Kot vodilo se polje zbirke podatkov nanaša na stolpce ali kategorije podatkov, ki jih uporabljajo vsi vnosi/vrstice.
Posnetek
Zapis je vrstica baze podatkov, vodoravna skupina polj; vsebina teh polj je edinstvena za to vrstico. V primeru telefonskega imenika vsak priimek začne zapis/vrstico, ki vsebuje podatke v poljih z imenom, naslovom in telefonsko številko. Zapis se pogosto uporablja pri iskanju po bazi podatkov, ker ima vsak zapis edinstveno prepoznavno kakovost (ali vrednost). Zapis baze podatkov je v bistvu vrstica, ki vsebuje edinstvene podatke v vsakem od polj. Baza podatkov bo običajno vsebovala veliko število zapisov, a le majhno število polj.