Kaj storiti, ko sprejmete telefonski klic?

1. Bodite hitri in vljudni. Odgovorite na klic v treh zvonjenjih in klicatelja pozdravite s prijaznim in profesionalnim pozdravom, na primer "Hvala, ker ste poklicali [ime podjetja]. Tukaj [vaše ime]. Kako vam lahko pomagam?"

2. Predstavite sebe in svoje podjetje. Ko klicatelja pozdravite, jasno povejte svoje ime in ime vašega podjetja.

3. Pozorno poslušajte. Dovolite klicatelju, da v celoti pojasni svojo zahtevo ali skrb, preden se odzovete.

4. Bodite ustrežljivi in ​​profesionalni. Potrudite se, da odgovorite na vprašanja klicatelja ali mu posredujete informacije, ki jih potrebujejo. Če klicatelju ne morete pomagati, bodite iskreni in neposredni, vendar mu ponudite povezavo z nekom, ki mu lahko pomaga.

5. Zahvalite se klicatelju za klic. Ne pozabite se zahvaliti klicatelju, ker si je vzel čas za klic, tudi če niste mogli v celoti rešiti njegove težave.

6. Vljudno končajte klic. Zaključite pogovor s prijaznim in profesionalnim slovesom, na primer "Hvala, ker ste poklicali. Lep dan."

Dodatni nasveti za sprejemanje telefonskih klicev:

* Nasmejte se, ko govorite po telefonu. Tako bo vaš glas zvenel bolj prijazno in gostoljubno.

* Govorite jasno in zmerno. Ne hitite z besedami, vendar jih tudi ne zavlečejte.

* Uporabite spretnosti aktivnega poslušanja. Bodite pozorni na to, kaj klicatelj govori, in se ustrezno odzovite.

* Bodite potrpežljivi in ​​razumevajoči. Če je klicatelj razburjen ali jezen, poskušajte ostati mirni in razumevajoči.

* Bodite proaktivni. Če je klicatelj dlje časa na čakanju, se občasno oglasite pri njem in mu sporočite, da bo nekdo kmalu z njim.

* Nadaljujte po potrebi. Če ste obljubili, da boste klicatelju sledili, to storite.