Kako odgovorite posameznikom, ki imajo določeno vprašanje in nanj ne morete odgovoriti, ker se nanaša na vaše geografsko območje? Spregovorite nadrejeni?
>1. Potrdite poizvedbo :
Začnite svoj odgovor tako, da potrdite vprašanje in pokažete razumevanje. Recite nekaj takega:"Hvala, ker ste se obrnili name s svojim vprašanjem. Razumem vašo skrb in vam želim pomagati najti prave vire."
>2. Pojasnite geografske omejitve:
Nežno razložite, da so vaše odgovornosti in strokovno znanje omejeni na določeno geografsko območje. Omenite, da morda niste popolnoma opremljeni za odgovarjanje na vprašanja zunaj vašega določenega območja.
>3. Zagotovite ustrezne informacije:
Če imate na svojem geografskem območju na voljo kakršne koli ustrezne informacije ali vire, jih delite s posameznikom. To kaže na vašo pripravljenost pomagati na kakršen koli način.
>4. Ponudite alternativne kontakte:
Posamezniku svetujte o alternativnih stikih ali oddelkih, ki so morda bolje opremljeni za obravnavo njegovega posebnega vprašanja. Navedite ustrezne kontaktne podatke ali priporočite določena spletna mesta ali vire.
>5. Eskalirajte, če je potrebno:
Če je posameznikovo vprašanje časovno občutljivo ali ključno in ni drugega stika, razmislite o tem, da bi zadevo predali svojemu nadrejenemu. Pojasnite situacijo in navedite kontaktne podatke posameznika za nadaljnjo pomoč.
>6. Nadaljnje ukrepanje:
Če ste obljubili, da boste posredovali dodatne informacije ali vire, to storite takoj. To dokazuje vašo zavezanost reševanju njihovih skrbi.
>7. Uporabite vljuden jezik:
V celotnem pogovoru uporabljajte vljuden in vljuden jezik. Izogibajte se, da bi bili videti odklonilni ali nezainteresirani, saj želite ohraniti pozitivno in profesionalno vedenje.
>8. Poudarite sodelovanje:
Poudarite dejstvo, da se po najboljših močeh trudite, da bi jim pomagali najti ustrezne vire, in da cenite njihov trud pri iskanju informacij.
>9. Dokumentirajte interakcijo:
Vodite evidenco o interakciji, vključno z vprašanjem posameznika, omejitvami, ki ste jih pojasnili, in morebitnimi nadomestnimi kontakti. Ta dokumentacija je lahko uporabna, če bo v prihodnosti prišlo do poizvedb v zvezi s to zadevo.
>10. Poiščite navodila pri nadzornikih:
Če se pogosto srečujete s podobnimi situacijami, se o njih pogovorite s svojimi nadrejenimi. Lahko zagotovijo nadaljnje smernice o tem, kako učinkovito obravnavati takšne zahteve in zagotoviti poenostavljeno komunikacijo znotraj organizacije.
Če sledite tem korakom, lahko na strokoven in koristen način naslovite specifična vprašanja zunaj vaše domene, s čimer zagotovite, da posamezniki prejmejo ustrezno pomoč, hkrati pa se osredotočite na svoje odgovornosti na vašem geografskem območju.