Kako natisniti čeke z Excelom
Če vodite majhno podjetje, je obračun plač drag in dolgotrajen del poslovanja. Vendar vam zahvaljujoč tehnologiji ni treba plačati storitev tretjih oseb ali vlagati v drago programsko opremo za ustvarjanje papirnatih čekov. Plačilne čeke lahko preprosto natisnete iz Excela, vendar je bistvenega pomena, da imate pravi papir in črnilo za tiskanje, da zagotovite, da lahko vaši zaposleni položijo svoje plače.
Preverite tiskalno predlogo Excel
Prvi korak, če želite natisniti plačilne čeke iz Excela, je iskanje predloge. Te lahko preprosto najdete s spletnim iskanjem. Osnovne predloge, ki jih ponuja Excel, ne vključujejo preverjanj, lahko pa najdete uporabne predloge za podporno dokumentacijo, kot so časovnice.
Ko najdete in prenesete predlogo za tiskanje čekov za Excel, vnesete podatke, specifične za prejemnika in denar, ki se izplačuje. Ček shranite kot PDF, ki ga lahko nato natisnete in razdelite zaposlenemu.
Če imate predlogo PDF za tiskanje čekov, ni dovolj. Finančne institucije skrbijo za preprečevanje goljufij, zato ne morete natisniti čeka na navaden papir in ga označiti za uradnega. Če je mogoče, pridobite zahteve od finančnih institucij, ki jih vaši zaposleni uporabljajo za zagotovitev, da vaši čeki ne bodo zavrnjeni. Ti lahko vključujejo specifikacije papirja, velikosti in pisave.
Iskanje pravega papirja
Ko uporabite predlogo za tiskanje čekov v Excelu in ustvarite čeke v formatu PDF, je naslednji korak potrditev, da papir in črnilo, ki ju morate uporabiti za čeke, delujeta s tiskalnikom, ki ga že imate. Če ne, morate iti v nakupovanje po nov tiskalnik.
Ko tiskate ček na tiskalnik, mora biti na težjem papirju, kot ga uporabljate za vsakodnevno tiskanje. Na primer Bank of America zahteva, da so čeki na papirju z naslednjimi specifikacijami:
- Velikosti med 7,75 x 2,75 palcev in 8,75 x 3,667 palcev
- Teža med 24 lb in 44 lb.
- Zrna papirja potekajo vodoravno.
Dobra novica je, da lahko kupite papir za tiskanje čekov ki izpolnjuje večino zahtev banke. Obiščite lokalno trgovino s pisarniškim materialom ali nakupujte prek spleta in se prepričajte, da je papir združljiv z vrsto tiskalnika, ki ga imate.
Iskanje pravega črnila
Vaših čekov ne morete preprosto zagnati prek tiskalnika s standardnimi kartušami s črnilom. Banke zahtevajo prepoznavanje znakov z magnetnim črnilom črnilo ali toner za čeke. Če tiskate na brizgalni tiskalnik, potrebujete črnilo MICR, medtem ko tiskanje čekov na laserski tiskalnik zahteva toner MICR.
Če nameravate tiskati plačilne čeke iz Excela, bodite pozorni tudi na bančne zahteve glede črnila. Pri Bank of America za tiskanje čekov ne morete uporabiti obojestranskega načina. Če so vaši plačilni listi dvostranski, mora biti hrbtna stran natisnjena s črnilom, ki ni MICR. Če izkoristite varnostne funkcije za preprečevanje poseganja, kot so vodni žigi ali kemične praznine, se prepričajte, da je vaš postopek tiskanja skladen s predpisi ciljne banke.