Kako ustvariti potek postopka, kakršen je

Potek procesa, kot je, dokumentira, kako se poslovni proces trenutno izvaja v vaši organizaciji. Običajno se tok procesa, kakršen je, izvede za zajemanje postopkov in informacij, ki tečejo od koraka do koraka, tako da jih je mogoče analizirati in izboljšati, ko gradite prihodnji proces.

1. korak

Določite poslovni proces, ki ga želite analizirati. To mora biti popolna poslovna transakcija z začetkom in koncem, z vložki in izhodi, rezultat pa mora biti zadovoljevanje poslovne potrebe. Primer:»Najemite zaposlenega« je popoln postopek, medtem ko je »Izpolnite obrazec za najem« korak v procesu, vendar nima smisla, če ga izvajate sami.

2. korak

Določite vloge znotraj procesa. Vloga je del, ki ga ima oseba ali skupina ljudi v procesu. Vloge morajo biti označene z vrsto dejanj, ki jih izvajajo, ne z njihovimi službami ali nazivi oddelkov. Oseba, ki odobri delovno karto zaposlenega, se mora imenovati "Potrdilec časa."

3. korak

Določite korake postopka, potrebne za dokončanje transakcije. Zajemite vsak podroben korak, ki procesu doda vrednost, tudi če je ta vrednost samo za pregled in zagotovitev, da so bili prejšnji koraki pravilno izvedeni.

4. korak

Identificirajte informacije, ki se v procesu prenašajo iz koraka v korak. Nekateri koraki ustvarijo informacije, ki jih bodo uporabili naslednji koraki.

5. korak

Identificirajte odločitvene točke v procesu, ki bi lahko spremenile smer ali zahtevale dodatne korake. Določite podatke, potrebne za odločitev, in upoštevajte vse možne rezultate.

6. korak

Dokumentirajte potek procesa tako, da ustvarite diagram, ki prikazuje vsak korak, vlogo, ki korak izvaja, in informacije, ki tečejo od koraka do koraka. Oštevilčite vsak korak. Določite smer informacij s puščicami, ki gredo od vsakega koraka do naslednjega. "Medfunkcijski" slog diagrama poteka najbolje deluje pri prepoznavanju vlog in pretoka informacij med ljudmi ter korakov procesa. V besedilnem delu dokumenta podrobno opišite vsak korak.

Nasvet

Zajemite vse možne podrobnosti na korakih in podatkovnih elementih, ki se prenašajo iz vsakega koraka v drugega. Pri analizi vključite čim več udeležencev v proces. Za ponazoritev korakov postopka uporabite orodja za diagrame poteka, kot je Visio.

Opozorilo

Ne zapletajte se preveč v načrtovanje diagramov in dokumentiranje procesnih tokov, kakršni so. Iščete popolnost in ne popolnost. Ne pozabite, da so to postopki, ki jih želite izboljšati ali zamenjati.