Kako nastaviti zbirko podatkov PDF, po kateri je mogoče iskati
Datoteka Portable Document Format (PDF) se pogosto uporablja za ohranitev kakršnega koli oblikovanja dokumenta, ustvarjenega v drugem programu, kot je Wordov dokument, preglednica ali kompleksna oblikovalska datoteka. PDF-ji so ustvarjeni in upravljani s programom Adobe Acrobat. Če želite nastaviti datoteko zbirke podatkov PDF, je najbolje, da jo najprej ustvarite z uporabo baze podatkov ali programa za preglednice, kot je Microsoft Excel. Nato lahko pretvorite datoteko v PDF in dodate iskalno vrstico programa Adobe Acrobat ter funkcije indeksa, kar uporabnikom olajša iskanje po zbirki podatkov.
Pretvori zbirko podatkov v PDF (Ref. 1, 2)
1. korak
V računalniku odprite aplikacijo za preglednice in vnesite vse podatke, ki jih želite vključiti v zbirko podatkov. Če uporabljate program za zbirke podatkov, boste lahko podatke vnašali veliko bolj učinkovito, kot če bi PDF začeli iz nič. Shranite datoteko, ko je končana.
2. korak
Shranite datoteko kot PDF, če uporabljate program, ki to omogoča. Vsi programi Microsoft Office omogočajo to možnost, če imate v računalniku že nameščen Adobe Acrobat. V Excelu na primer kliknite gumb »Microsoft Office Button«, se pomaknite nad »Shrani kot« in izberite »PDF ali XPS«. Vnesite ime datoteke in kliknite »Objavi«. V drugih programih boste morda lahko tiskali v PDF s tiskalnikom Adobe PDF. Odprite datoteko PDF v programu Adobe Acrobat.
3. korak
Pretvorite datoteko prek programa Adobe Acrobat, če 2. korak ni mogoč. Odprite Acrobat in kliknite »Datoteka, Ustvari PDF, Iz datoteke«. V pogovornem oknu »Odpri« izberite datoteko preglednice in kliknite »Odpri«. Datoteka se bo pretvorila in odprla nov dokument PDF. Kliknite "Datoteka, shrani kot", da shranite datoteko.
Dodaj funkcije iskanja (Ref. 3, 4)
1. korak
Dostopite do orodne vrstice »Najdi« v programu Adobe Acrobat. Privzeto bo odprt, vendar ga lahko vedno znova najdete tako, da izberete »Uredi, poišči«. Uporabite ga za iskanje katere koli besede v dokumentu.
2. korak
Uporabite okno "Išči", da omogočite bolj zapleteno iskanje. Kliknite »Uredi, poišči«, da ga prikažete, ali kliknite puščico poleg orodne vrstice »Najdi« in kliknite »Odpri celotno iskanje Acrobat«. Ta funkcija je na voljo tudi uporabnikom programa Adobe Reader.
3. korak
Ustvarite indeks za PDF, da lahko uporabniki iščejo po bazi podatkov. Če želite dodati kazalo, kliknite »Napredno, Obdelava dokumentov, Upravljanje vdelanega indeksa«. Kliknite »Vdelaj indeks«. Sledite navodilom in kliknite »V redu«. Kazalo bo vključeno v PDF, ko ga boste razdelili prejemnikom.