Kako ustvariti priročnik za usposabljanje v Wordu
Vzeti čas za pisanje priročnika za usposabljanje zaposlenih se morda zdi naporno opravilo. Uporaba funkcij programa Microsoft Word 2007 olajša del razvojnega procesa. Preden začnete pisati, nekaj načrtujte. Odločite se, katere naloge morajo vaši zaposleni opraviti in kaj lahko zapišete, da jim pomagate. Načrtujte nošenje, ki ga boste uporabljali v priročniku za usposabljanje – v razredu iz oči v oči ali na samostojnem ogledu. Ko boste imeli predstavo o tem, kakšno vrsto priročnika boste potrebovali, je tukaj nekaj funkcij, ki jih lahko uporabite, da svojo idejo uresničite.
1. korak
Uporabite funkcijo orisa v Wordu, da ustvarite večnivojski seznam nalog, ki se jih morajo vaši zaposleni naučiti. Ta postopek vam bo pomagal pri odločitvi, kako dolg bo vaš priročnik, in pomagal pri razdelitvi opravil na manjše dele, ki jih je lažje razložiti novemu zaposlenemu. Če želite uporabiti Wordovo funkcijo orisa, začnete s praznim dokumentom in izberete zavihek »Domov«. V skupini Odstavek so trije gumbi:oznake, številke in večnivojski seznami. Izberite "seznami na več ravneh" ali pa kliknite puščico navzdol za galerijo orisov izbir. Lahko si omislite tudi svojega. Napišite svoj oris za svoj priročnik. Če želite preiti na naslednjo raven večnivojskega seznama, pritisnite »Tab«. Če se želite vrniti na prejšnjo številko seznama, pritisnite »Shift + Tab«. Vpišite korake za svoje usposabljanje in druge informacije, da svojim zaposlenim razložite, kako opraviti naloge, potrebne za njihovo delo.
2. korak
S funkcijo glave in noge v Wordu dodajte številke strani, odseke vsebine in naslov za vsako stran dokumenta. Glave in noge so vizualne reference, da zaposleni ve, kje so v gradivu za usposabljanje. Ko izvajate usposabljanje, vam dodajanje številk strani pomaga pri sklicevanju na določene strani in določene teme. Kliknite zavihek »Vstavi« in nato v razdelku »Glava in noga« izberite »Glava«. Imeli boste možnost izbire slogov glave, med katerimi lahko izbirate, ali pa ustvarite enega svojega. Glava se pojavi na vsaki strani vašega priročnika ali pa se lahko odločite, da je prikazana na nasprotnih straneh, če želite, da je vaš priročnik bolj podoben knjigi. Noge so prikazane na dnu strani in se običajno uporabljajo za številke strani, datume in podatke o lastništvu. Kliknite »Noga« v razdelku Glava in noga in tako kot v razdelku Glava boste imeli na izbiro številne sloge.
3. korak
Dodajte naslovno stran ali naslovno stran za svoje gradivo za usposabljanje, da se to gradivo razlikuje od drugih predmetov, ki jih dajete svojemu zaposlenemu, kot je priročnik za zaposlene. Ustvarite naslovno stran tako, da kliknete zavihek »Vstavi« in nato kliknete »Naslovna stran« v razdelku Strani. Videli boste številne sloge naslovnice, med katerimi lahko izbirate, lahko pa ustvarite svojega. Dajte svojemu priročniku za usposabljanje opisni naslov; vključite datum nastanka in avtorja(-e), saj so priročniki za usposabljanje pogosto skupinsko delo.
4. korak
Dodajte naslove, ki vam bodo v pomoč pri ustvarjanju kazala za vaš dokument o usposabljanju. To bo tudi pomagalo vizualno organizirati vaš dokument za lažjo uporabo s strani vašega zaposlenega. Ustvarite sloge naslovov za vsak odsek vašega dokumenta z orisom, ki ste ga ustvarili (to ni isto kot glava, ki je na vrhu strani). Slogi naslovov so slogi pisav, ki jih uporabljate za označevanje različnih odsekov v vašem usposabljanju, kot tudi različnih pododdelkov.
Če bi pisali priročnik za usposabljanje o pisanju poslovne korespondence, bi bila vaša glava 1 »Kako napisati poslovno pismo«, nato pa vaš podnaslov »Kaj vključiti«. Če želite označiti Naslov 1 in Naslov 2, izberite zavihek »Domov«. V razdelku s slogi boste videli številne različne sloge, med katerimi lahko izbirate, vključno z naslovom 1, naslovom 2, podnaslovom itd. Izberite besedilo za svoj naslov 1 in kliknite slog naslova 1, da označite njegovo pomembnost v orisu. Kliknite na naslednji razdelek orisa, da ustvarite naslov 2. Pojdite skozi celoten oris in izberite naslova 1 in naslov 2. Ko končate, bosta vključena v vaše kazalo.
5. korak
Dodajte kazalo vsebine (TOC), da svojim zaposlenim pomagate najti informacije, ki jih potrebujejo, ko jih potrebujejo. Če ste svojemu dokumentu že dodali naslova 1 in 2, naj Word namesto vas ustvari vsebino. Kliknite na začetku dokumenta, kjer želite, da se pojavi TOC (običajno za naslovnico) in kliknite »Reference«, nato kliknite »Kazalo« v razdelku Kazalo. Videli boste seznam samodejnih tabel, ki jih lahko uporabite. Kliknite eno od samodejnih izbir in vaš TOC bi se moral prikazati z uporabo slogov naslovov iz vašega orisa.
6. korak
Razporedite naslove in razdelke svojega priročnika za usposabljanje po vrstnem redu po korakih. Zadnji in najpomembnejši del priročnika je kazalo. Bolj ko je vaš indeks popoln, bolj bo vaš učenec kasneje lahko iskal odgovore po številki strani in temi. Če želite ustvariti kazalo, označite besedo, ki jo želite vnesti v kazalo. Kliknite »Reference« in nato »Označi vnos«. Nadaljujte s tem za vsak element, ki ga želite dodati v svoj indeks. Ko končate, se pomaknite do konca vašega priročnika za usposabljanje in vstavite kazalo tako, da kliknete »Reference« in nato »Vstavi kazalo«.
7. korak
Preverite črkovanje in shranite datoteko. Ko ustvarite svoj prvi priročnik za usposabljanje, lahko ta priročnik spremenite v predlogo za druge priročnike za usposabljanje, tako da kliknete gumb »Open Office« in nato kliknete »Shrani kot«. Ko se prikaže pogovorno okno, v razdelku »Shrani kot vrsto« kliknite puščico navzdol in izberite Wordovo predlogo (.dotx). Nato lahko svoje delo ponovno uporabite v drugem priročniku za usposabljanje.
Nasvet
Svojemu dokumentu dodajte grafike in druge ilustracije, da bodo zaposleni razumeli, o čem pišete.
Prepričajte se, da ste vse informacije o usposabljanju, uporabljene v priročniku, preizkusili z vsaj eno drugo osebo, preden svoje gradivo za usposabljanje daste svojim zaposlenim.
Word 2003 in Word 2007 imata različna vmesnika. Čeprav so ti predlogi napisani za Word 2007, lahko iste funkcije izvajate tudi v Wordu 2003.