Kako receptor odgovarja na telefone?

1. Bodi hiter:

- Poskusite odgovoriti na klice v treh do štirih zvonjenjih, da ustvarite pozitiven vtis pri strankah.

2. Uporabite prijateljski pozdrav:

- Začnite s toplim in prijetnim pozdravom, kot je "Dobro jutro, [ime podjetja], tukaj [vaše ime]. Kako vam lahko pomagam?"

3. Jasna izjava:

- Govorite jasno in z zmernim tempom, da bodo klicatelji zlahka razumeli vaše odgovore.

4. Nasmeh:

- Čeprav vas klicatelji ne vidijo, nasmeh med govorjenjem pozitivno vpliva na vaš ton glasu.

5. Ugotovite potrebe klicatelja:

- Pozorno poslušajte, da razumete razlog klicatelja za klic in zberite vse potrebne podrobnosti.

6. Usmerite klic:

- Klice nemudoma preusmerite na ustrezno osebo ali oddelek ali kličočemu zagotovite kontaktne podatke, če so na voljo.

7. Sprejmite natančna sporočila:

- Če prejemnik ni dosegljiv, si zapišite bistvene podrobnosti sporočila, vključno z imenom klicatelja, kontaktno številko, jedrnatim sporočilom in ustreznim časom za povratni klic.

8. Uporabite strokovni jezik:

- Vedno uporabljajte vljuden in spoštljiv jezik, tudi v zahtevnih situacijah.

9. Pokažite potrpežljivost in empatijo:

- Ravnajte s težavnimi klicatelji s potrpežljivostjo, razumevanjem in empatijo, da ohranite ugled podjetja.

10. Nadaljnje ukrepanje:

- Če ste bili pozvani, da nadaljujete, poskrbite, da bo naloga opravljena pravočasno.

11. Ohranite zaupnost:

- Podatke o klicatelju obravnavajte strogo zaupno in delite le tisto, kar je potrebno.

12. Izogibajte se motnjam:

- Dovolite klicatelju, da konča govor, preden se odzove ali preusmeri klic.

13. Uporabite metode Clear Transfer:

- Pri preusmeritvi klica jasno izgovorite ime klicatelja in sogovorniku na kratko razložite razlog preusmeritve.

14. Ponudite pomoč:

- Če ne morete posredovati informacij, ki jih klicatelj išče, ponudite, da jih poiščete, ali jih povežite z nekom, ki jih lahko.

15. Vadite aktivno poslušanje:

- Zastavite pojasnilna vprašanja, da zagotovite, da popolnoma razumete potrebe in zahteve klicatelja.

16. Navedite kontaktne podatke:

– Jasno navedite kontaktne podatke podjetja, kot sta telefonska številka in delovni čas, če bo nekdo ponovno poklical.

17. Izrazite hvaležnost:

- Zahvalite se klicatelju za klic in mu izrazite hvaležnost, ker je stopil v stik z vašim podjetjem.

18. Lepo končajte pogovor:

- Uporabite vljuden zaključek, kot je "Hvala, ker ste poklicali [ime podjetja]. Lep dan!"

19. Stalno usposabljanje:

- Redno posodabljajte svoje komunikacijske veščine z usposabljanjem in povratnimi informacijami, da ohranite vrhunsko storitev za stranke.

20. Ostanite profesionalni:

- Med klici se vzdržite osebnih pogovorov ali ogovarjanja.