Kako se vzpostavijo konferenčni klici med več udeleženci?
1. Načrtujte klic :
- Določite namen, datum in uro konferenčnega klica.
- Določite udeležence, ki se morajo pridružiti klicu.
- Pošljite povabila, ki vključujejo datum, uro in podrobnosti o tem, kako se pridružiti klicu.
2. Izberite konferenčno platformo :
- Izberite storitev ali platformo za konferenčne klice, ki podpira število udeležencev, ki jih pričakujete. Zagotovite, da ponuja potrebne funkcije in integracije za vaše potrebe.
Pogoste konferenčne platforme vključujejo Zoom, Microsoft Teams, Google Meet in Skype za podjetja.
3. Pripravite opremo :
- Poskrbite, da imajo vsi udeleženci potrebne naprave in stabilne internetne povezave. To lahko vključuje računalnike z mikrofoni in zvočniki ali namenske konferenčne telefone.
4. Preizkusite povezavo :
- Pred klicem naj vsak udeleženec preizkusi svojo povezavo s konferenčno platformo. Preverite avdio in video funkcionalnost, da zagotovite, da vse deluje pravilno.
5. Začni klic :
- Ob načrtovanem času gostitelj ali organizator klica začne konferenčni klic.
- Sledite navodilom na konferenčni platformi, da se pridružite sestanku ali pokličete. Udeleženci morajo vnesti kodo sestanka ali povezavo do sestanka in svoje podatke, da se pridružijo klicu.
6. Izklop mikrofonov :
- Ko se pridružijo, morajo udeleženci utišati svoje mikrofone, razen če aktivno govorijo. To pomaga zmanjšati hrup v ozadju in prekinitve med klicem.
7. Predstavite udeležence :
- Na kratko predstavite vsakega udeleženca, ki se pridruži konferenčnemu klicu, še posebej, če ni znan vsem.
8. Upravljanje klica :
- Gostitelj moderira klic, predstavi govornike in upravlja potek razprave.
- Uporabite določene funkcije, kot sta "dvigni roko" ali "utišaj vse", da zagotovite urejeno sodelovanje in preprečite zmedo.
9. Skupna raba zaslonov in dokumentov :
- Če konferenčni klic zahteva predstavitve ali skupno rabo dokumentov, uporabite funkcije platforme za predstavitev diapozitivov, skupno rabo dokumentov ali pisanje na digitalne table.
10. Posnemite klic :
- Če je to primerno in s soglasjem udeležencev, se lahko klic posname za namene dokumentacije. Pred začetkom klica preverite zmožnosti snemanja platforme.
11. Končaj klic :
- Ko so razprava in točke dnevnega reda zaključene, gostitelj konča konferenčni klic.
- Platforma običajno ponuja metodo za končanje ali prekinitev klica, udeleženci pa lahko ustrezno prekinejo povezavo.
Ne pozabite, da je uspeh konferenčnega klica odvisen od učinkovite komunikacije in sodelovanja med udeleženci, zato je pomembno, da pred začetkom klica določite osnovna pravila in protokole.