Katere elemente mora vsebovati celotno telefonsko sporočilo?
1. Datum in čas: Zabeležite datum in čas prejema sporočila.
2. Ime in kontaktni podatki klicatelja: Zapišite polno ime in kontaktne podatke osebe, ki je pustila sporočilo, vključno z njeno telefonsko številko in po želji e-poštnim naslovom.
3. Ime prejemnika: Jasno identificirajte osebo, ki ji je sporočilo namenjeno. Če je klic namenjen nekomu drugemu, ne pozabite vključiti njegovega imena.
4. Nujnost: Označite, ali je sporočilo nujno ali zahteva takojšnjo pozornost.
5. Podrobno sporočilo: Natančno zapišite sporočilo klicatelja, vključno z morebitnimi podrobnostmi ali navodili. Ne pozabite pojasniti, ali so omenjeni pomembni datumi, ure ali lokacije.
6. Potrebno je ukrepanje: Zabeležite si vsa posebna dejanja ali opravila, ki jih mora opraviti prejemnik sporočila.
7. Podatki za stik za vračilo: Če klicatelj želi povratni klic ali pričakuje odgovor, vključite želene kontaktne podatke in najboljši čas, da ga dosežete.
8. Potrditev ali povratno branje: Ponovite sporočilo kličočemu, da potrdite točnost in preprečite morebitne nesporazume.
9. Vaše ime in kontaktni podatki: Na koncu sporočila navedite svoje ime in kontaktne podatke, če ima klicatelj dodatna vprašanja ali potrebuje pojasnilo.
10. Podpis: Sporočilo zaključite s svojim podpisom ali začetnicami, kar pomeni, da so podatki verodostojni in popolni.
Pri sprejemanju sporočila ne pozabite biti vljudni, profesionalni in pozorni. Z zbiranjem in jasno predstavitvijo vseh pomembnih informacij zagotovite, da je sporočilo učinkovito posredovano prejemniku.